運送事務の新人育成シート（Excel・無料）

この育成シートは誰向けですか

• 運送会社の事務を初めて採用した所長
• 前任者の退職で引き継ぎを行う運行管理者
• 請求の締めが毎月ぎりぎりになる状態を直したい管理者
• 他業種から運送会社の事務へ移った人の指導役

どのような場面で使いますか

運送会社や自社配送を持つ会社で、事務の担当を新しく置くときや前任者の引き継ぎを行うときに使います。完成例では、運送の流れと用語を覚える段階から、運行の記録と請求の締めを一人で回せる段階までを週ごとに設定しています。法令で残す記録が多いため、第4週を記録と期限の一覧に充てています。

含まれる項目

このExcelには、次の内容が記入済みで入っています。自社に不要な項目は削除して構いません。

• 育成方針・到達目標（6テーマ：運送を知る／受注／伝票の処理／運行の記録／請求と支払／車と資格の期限）
• 3か月のフェーズ構成（運送を知る期／伝票を回す期／任される期）
• 週次育成計画 全12週（第1週 運送の流れを知る 〜 第12週 入金と振り返り）
• 各週のOJT内容 合計60項目（実際にやることを動詞まで記入済み）
• 各週の成果物 13種類（運送の流れ図／荷主別の注意点メモ／記録の一覧メモ／期限一覧 ほか）
• 各週の評価・フィードバック担当
• スキルチェック 7項目（到達基準とチェック時期つき）
• 評価項目 6観点（何をもってできていると判断するかを記入済み）
• 完成版（記入済み）と編集用テンプレートの2ファイル

Excel画面のプレビュー

完成版のExcelを、シートごとにそのまま表示しています。5枚すべて見られます。伏せている箇所はありません。

ファイル形式

入力方法

1. まず完成版の3か月育成例を確認します。第1週から第4週で流れと記録を押さえ、第5週から伝票、第10週から請求に入る組み方です。
2. 第1週に一度、便に同行させてください。現場を見ないまま伝票を処理すると、数量の違いの意味が分かりません。
3. 第3週と第4週は削らないでください。運送は法令で残す記録が多く、記録が無いと事業の許可に関わります。
4. 自社の締め日に合わせて第10週の位置を動かします。実際の締めに当たるように置くと実物で覚えられます。
5. スキルチェックの確認時期を、月末の締めを避けて設定します。
6. 毎週、未回収の受領書の件数を本人と一緒に見ます。ここが締めの遅れの原因になります。

カスタマイズ方法

• 宅配や小口が中心の会社は、第6週と第7週を2週ずつに広げます。件数が多く、伝票の処理が仕事の中心になります。
• 傭車を多く使う会社は、第11週を2週に広げ、傭車先の選定と条件の確認を足します。
• 倉庫も持つ会社は、第2週に入出庫の流れを足し、倉庫作業員育成シートの第4週を差し込めます。
• 配車も担当する会社は、配車担当者育成シートの第1週から第4週を差し込み、期間を5か月に伸ばします。
• デジタル式運行記録計を使っている会社は、第9週に機器の記録の見方と保存を足します。

利用上の注意

よくある質問

業種を問わない版と、ほかの業種版

この完成例は運送向けに書いたものです。業種を問わない版と、ほかの業種版もあります。

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