士業事務所の事務新人育成シート（Excel・無料）

この育成シートは誰向けですか

• 事務の補助を初めて採用した士業事務所の所長
• 前任者の退職で引き継ぎを行う事務所の管理者
• 期限の管理が所長の頭の中にしかない事務所
• 繁忙期に業務が回らなくなる事務所の責任者

どのような場面で使いますか

士業の事務所で、補助の事務担当を新しく置くときに使います。完成例では、守秘と預り書類の扱いを身につける段階から、期限のある案件を自分で追える段階までを週ごとに設定しています。顧客の重要な書類を預かり、期限を過ぎると顧客に不利益が出るため、第1週を守秘、第3週を期限の管理に充てています。

含まれる項目

このExcelには、次の内容が記入済みで入っています。自社に不要な項目は削除して構いません。

• 育成方針・到達目標（6テーマ：守秘と情報／預り書類／期限の管理／資料の作成／顧客対応／請求と繁忙期）
• 3か月のフェーズ構成（扱いを覚える期／手を動かす期／任される期）
• 週次育成計画 全12週（第1週 守秘と情報の扱い 〜 第12週 繁忙期の段取り・振り返り）
• 各週のOJT内容 合計60項目（実際にやることを動詞まで記入済み）
• 各週の成果物 13種類（守秘の手順メモ／預り書類台帳／期限一覧／案件一覧 ほか）
• 各週の評価・フィードバック担当
• スキルチェック 7項目（到達基準とチェック時期つき）
• 評価項目 6観点（何をもってできていると判断するかを記入済み）
• 完成版（記入済み）と編集用テンプレートの2ファイル

Excel画面のプレビュー

完成版のExcelを、シートごとにそのまま表示しています。5枚すべて見られます。伏せている箇所はありません。

ファイル形式

入力方法

1. まず完成版の3か月育成例を確認します。第1週で守秘、第2週で預り書類、第3週で期限、第5週から資料の作成に入る組み方です。
2. 第1週と第2週は削らないでください。顧客の重要な書類を預かる仕事なので、扱いの決まりが土台になります。
3. 第3週の期限一覧は、所長と一緒に作ります。ここが所長の頭の中にしかない状態を解くのが、この計画の一番の目的です。
4. 第7週の「答えてよい範囲」は所長が決めます。事務が判断して答えると、誤った回答が事務所の責任になります。
5. スキルチェックの確認時期を、繁忙期を避けて設定します。
6. 毎週、未提出の資料の件数を本人と一緒に見ます。ここが期限に遅れる原因になります。

カスタマイズ方法

• 税理士事務所は、第5週と第6週を2週ずつに広げ、記帳と試算表の作成補助を足します。経理担当者育成シートの第2週と第3週を差し込めます。
• 社会保険労務士事務所は、第5週から第9週を給与計算と社会保険の手続きに寄せます。労務担当者育成シートの第5週から第9週を差し込めます。
• 司法書士・行政書士事務所は、第9週を2週に広げ、申請の種類ごとの必要書類を足します。
• 複数の先生がいる事務所は、第4週に担当の割り振りと優先順位の確認を足します。
• 顧客数が多い事務所は、第3週の期限一覧を月ごとに分け、2週に広げます。

利用上の注意

よくある質問

業種を問わない版と、ほかの業種版

この完成例は士業事務所向けに書いたものです。業種を問わない版と、ほかの業種版もあります。

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