総務担当者育成シート（Excel・無料）

この育成シートは誰向けですか

• 一人総務の引き継ぎを行う管理者
• 総務担当を初めて置く中小企業の経営者
• 総務の業務が属人化している状態を直したい管理部長
• 他部署から総務へ異動した人の指導役

どのような場面で使いますか

総務担当を新しく置くときや、一人総務の引き継ぎを行うときに使います。完成例では、会社にある契約と設備を棚卸しする段階から、年に1度しか起きない業務を予定として持つ段階までを週ごとに設定しています。総務は年1回の業務が多いため、3か月では経験できない業務を「年間の予定表として持つ」形にしています。

含まれる項目

このExcelには、次の内容が記入済みで入っています。自社に不要な項目は削除して構いません。

• 育成方針・到達目標（6テーマ：会社の棚卸し／施設と設備／契約と支払／社内規程／会社の手続き／行事と対応）
• 3か月のフェーズ構成（棚卸しの期／日次を担当する期／年間を見通す期）
• 週次育成計画 全12週（第1週 契約の棚卸し 〜 第12週 防災と振り返り）
• 各週のOJT内容 合計60項目（実際にやることを動詞まで記入済み）
• 各週の成果物 14種類（契約一覧表／設備一覧表／連絡先台帳／規程一覧メモ ほか）
• 各週の評価・フィードバック担当
• スキルチェック 7項目（到達基準とチェック時期つき）
• 評価項目 6観点（何をもってできていると判断するかを記入済み）
• 完成版（記入済み）と編集用テンプレートの2ファイル

Excel画面のプレビュー

完成版のExcelを、シートごとにそのまま表示しています。5枚すべて見られます。伏せている箇所はありません。

ファイル形式

入力方法

1. まず完成版の3か月育成例を確認します。第1週から第4週で会社にあるものを棚卸しし、第5週から日次の対応を持つ組み方です。
2. 第1週と第2週の一覧は、実際の契約書と設備を見ながら埋めます。ここが総務の仕事の土台になるので、時間をかけて構いません。
3. 自社に無い業務を削除します。事業所が1か所で自社所有でない場合は、第2週の設備一覧を賃貸借契約の確認に寄せます。
4. 第11週の年間業務予定表は、前任者の記録から写します。3か月では経験できない業務を、時期つきの予定として持つのが目的です。
5. スキルチェックの確認時期を、決算期や繁忙期を避けて設定します。
6. 毎月、更新期限一覧を本人と一緒に見ます。件数ではなく、3か月以内に期限が来るものへの方針が決まっているかを確認します。

カスタマイズ方法

• 事業所が複数ある会社は、第2週の設備棚卸しを事業所ごとに分け、2週に広げます。
• 許認可が事業の前提になる業種（建設・運送・介護など）は、第4週を2週に広げ、更新の要件と担当者の資格まで確認します。
• 労務を別担当が持つ会社は、第3週の規程の読み込みを就業規則以外に絞ります。
• 車両を持つ会社は、第4週に自動車保険と車検の期限管理を足します。点検板の車両点検表と組み合わせて使えます。
• 株主が経営者だけの会社は、第9週の会社の書類の確認を、登記事項の変更の届出に絞ります。

利用上の注意

よくある質問

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