自動化したい業務の洗い出しシート（Excel・無料）

このシートは誰向けですか

• プログラミングの経験はないが、自分の業務を生成AIで楽にしたい現場の担当者
• 現場の担当者を社内FDEに育てたい経営者と管理部門の責任者
• 生成AIの研修を入れる前に、社員の業務の題材をそろえたい研修担当者
• 社内の業務改善を頼まれたが、どこから手を付けるか決めかねている情報システム担当

どのような場面で使いますか

現場の担当者を社内FDEに育てる最初の1か月に、本人が自分の業務を書き出すときに使います。最初の題材は、作りやすさより「月の時間が長く、人の判断が要らない業務」から選びます。お手本では13業務のうち、判断が要らない業務が月の時間の半分近くを占めていて、そこから手を付ける順になっています。

含まれる項目

このExcelには、次の内容が記入済みで入っています。自社に不要な項目は削除して構いません。

• 業務の洗い出し（13行・9列の記入例つき）
• 列は 業務／いまのやり方（手順）／回数（月）／1回の時間（分）／月の時間（分）／人の判断／使っている道具／判断が要るところ・気になること／手を付ける順
• 順の定義 4段階（先に手を付ける／AIに下書きを任せる／後回しにする／人が続ける）
• 使い方 6段階（業務を書き出す／時間を測る／判断の有無を付ける／順を決める／小さく作る／測り直す）
• 集計とよみ方 5件（数だけでなく、放っておくとどうなるかまで記入済み）
• 次の打ち手 5件（いつまでに・何で確かめるかつき）
• 合計欄は数式で入っているので、行を足し引きしても合計が付いてきます
• お手本（記入済み）と編集用テンプレートの2ファイル

Excel画面のプレビュー

まっさら版（編集用・6枚）とお手本（記入例・5枚）を、シートごとにそのまま表示しています。伏せている箇所はありません。1回のお申し込みで2ファイルとも届きます。

まっさら版（編集用）

▼ の欄はドロップダウンから選べます。うすく色を敷いた行が、記入する欄です。

記入例（お手本）

ファイル形式

使い方

1. 1週間の仕事をふり返り、繰り返している業務を1行に1つ書きます。1回きりの仕事や、年に1回しかない仕事は書かなくてかまいません。
2. 回数と1回の時間は、1週間だけ実際に記録した数から月の数にします。思い出して書くと、長い業務ほど短く見積もりがちです。
3. 月の時間は数式で出ます。合計の行も数式なので、手で書かないでください。
4. 人の判断は「要らない」「ときどき要る」「毎回要る」から選び、要るところを右の欄に書きます。
5. ものさしの線に沿って、手を付ける順をA〜Dから選びます。
6. Aの中から月の時間が最も長い1つを選び、そこから小さく作り始めます。

カスタマイズ方法

• 社員が少ない会社は、ものさしの線を300分から150分に下げてください。会社の規模に対して長い業務が見つかりやすくなります。
• 工場や倉庫の現場の作業も書くときは、「使っている道具」の欄に機械や端末の名前を書き、手で触る作業は自動の対象から外してください。
• 部署で1枚にまとめるときは、左に担当者の欄を足し、同じ業務を2人以上がしていないかを見てください。
• 社内FDEを教える人がいる場合は、「判断が要るところ」の欄を一緒に読み、本人が気づいていない判断を書き足してもらってください。

利用上の注意

よくある質問

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