教育研修費の予算｜使い切りと使い残しを両方止める
2月になって「教育の予算がまだ半分残っている」と言われ、あわてて研修を探す。翌年は逆に、9月で使い切って必要な講習に出せなくなる。どちらも、途中で消化を見ていないと起きます。
一般には、教育研修費の予算とは、1年間に教育へ使う金額をあらかじめ決めておくものを指します。金額を決めること自体は難しくありません。難しいのは、期の途中で、いま多いのか少ないのかを判断することです。この記事では、教育研修費の予算を、組み方から途中の見方まで整理します。
この記事の内容（8項目）
- 教育研修費の予算は、教育計画から積み上げる
- 1人あたりで割らない
- 予備を1割残す
- 費目を分けておくと、途中で判断できる
- 会計の勘定科目とは、別に持ってよい
- 賃金は、別に見る
- 部署ごとにも分けておく
- 消化状況は、四半期ごとに見る
- 25パーセントずつ進むとは限らない
- 使い残しは、計画の遅れとして見る
- 3Q末に、来期へ回すものを決める
- 年度末の駆け込みを止める
- 来期の教育を前倒しで申し込む
- 教材や設備に振り替える
- 余った理由を、来期の説明に使う
- 外部研修は、申込の時点で費用が決まる
- 近い会場を先に探す
- キャンセルの期限を、記録に残す
- 複数人をまとめる
- 資格取得支援の費用は、申請と支給がずれる
- 承認した時点で、枠を押さえる
- 不合格のときの扱いも、金額に効く
- 期をまたぐ申請を、決めておく
- 来期の予算を、実績で説明できるようにする
- 削れない部分を、先に示す
- 1件あたりの単価を残す
- 効果の話は、別に用意する
- よくある質問
教育研修費の予算は、教育計画から積み上げる
前年並みで決めると、必要な教育が入らないことがあります。年間教育計画を先に作って、そこから金額を積み上げます。
| 積み上げる順 | 中身 | 削れるか |
|---|---|---|
| 1 | 法令で決まっている教育（特別教育、技能講習など） | 削れない |
| 2 | 資格の更新にかかる費用 | 削れない |
| 3 | 認証や取引先から求められる教育 | 削れない |
| 4 | 技能の穴を埋めるための教育 | 優先度で判断 |
| 5 | 現場からの要望 | 予算次第で翌年へ |
ポイントはここです。上の3つを積んでから、残りに4と5を入れます。逆にすると、法定教育の費用が足りなくなります。
1人あたりで割らない
「社員1人あたり年間いくら」で決めると、資格の要る作業が多い部署で足りなくなります。実際に必要な教育の合計から出すほうが、説明もしやすくなります。
予備を1割残す
年度の途中で、急な受注や設備の入れ替えによる教育が発生します。1割を予備として残しておくと、そのときに動けます。計画の作り方は年間教育計画の立て方にまとめています。
費目を分けておくと、途中で判断できる
合計金額だけを追っていると、何に使いすぎているのか分かりません。費目に分けて集計すると、途中で手を打てます。
| 費目 | 含めるもの | 見るときのポイント |
|---|---|---|
| 受講料・講習費 | 外部研修、技能講習、特別教育 | いちばん大きい。ここを先に見る |
| 講師費 | 外部講師の謝金、交通費 | 1回あたりの単価を残す |
| 教材費 | テキスト、動画の制作費 | 作った教材は翌年も使える |
| 旅費・宿泊費 | 受講のための移動 | 遠方の講習を選ぶと膨らむ |
| 資格取得支援 | 受験料、補助金 | 申請と支給の時期がずれる |
会計の勘定科目とは、別に持ってよい
経理の科目は会社の方針で決まっています。教育の判断に使う分類は、それとは別に持って構いません。経理は経理、管理は管理と割り切ると、どちらも使えます。
賃金は、別に見る
受講中の賃金まで教育費に入れると、金額が大きくなりすぎて判断できません。外に払ったお金と、社内の時間は分けて見るほうが扱いやすくなります。時間のほうは、社内講師の記録で追えます。
部署ごとにも分けておく
全社で1本にすると、どの部署に偏っているか分かりません。部署ごとの列を持つと、来期の配分を決めるときの材料になります。
消化状況は、四半期ごとに見る
年度末に集計しても手遅れです。四半期ごとに、使った額と残りを見ます。
25パーセントずつ進むとは限らない
教育は繁忙期を避けて置くので、消化は均等になりません。計画の月別の予定額と比べるほうが、正しく判断できます。単純な4分の1と比べると、毎回ずれているように見えます。
使い残しは、計画の遅れとして見る
お金が余っているということは、予定した教育が実施されていないということです。費用の確認と、教育の実施状況の確認を同じ場でやると、原因まで分かります。
3Q末に、来期へ回すものを決める
残り3か月で全部を消化しようとすると、内容を選ばずに申し込むことになります。来期へ回すと決めたものを、理由とともに記録に残すほうが誠実です。
年度末の駆け込みを止める
予算を余らせると来期に減らされる、という理由で使い切りに走ることがあります。使い切ること自体が目的になると、教育の質が下がります。
使い切りが目的
2月に空いている研修を探す。内容より日程で選ぶ。
受講者も選べない。
効果は誰も見ない。
来期の予定に付け替え
4月に受ける講習を3月に申し込んで前倒し計上。
内容で選べる。
来期の枠にも余裕ができる。
来期の教育を前倒しで申し込む
年度をまたぐ講習は、申込のタイミングで費用の年度が決まることがあります。来期に必要と分かっている教育を、期末に申し込むと、内容を選んだうえで予算も使えます。会計の扱いは経理に確認します。
教材や設備に振り替える
研修が入らない場合、教材の制作や、練習用の材料に使うという選択もあります。作った教材は翌年以降も使えるので、無駄になりません。
余った理由を、来期の説明に使う
余ったことを隠すと、来期の予算が根拠なく削られます。「講習の日程が取れず来期へ回した」と理由を出すほうが、次の交渉がしやすくなります。
外部研修は、申込の時点で費用が決まる
費用が膨らむのは、受講のときではなく申し込むときです。申込の前に、含まれる費用を確認します。
| 確認すること | 見落とすとどうなるか |
|---|---|
| 受講料にテキスト代が含まれるか | 当日に別途請求される |
| 再受験・再受講の費用 | 不合格時の負担が読めない |
| キャンセル料の発生時期 | 欠席で全額かかる |
| 会場までの交通費・宿泊費 | 受講料の何倍にもなることがある |
| 複数人の割引 | まとめて申し込めば安くなる場合がある |
近い会場を先に探す
同じ内容の講習でも、開催地によって旅費が大きく変わります。受講料だけで比べず、旅費を含めた総額で比べると判断が変わります。
キャンセルの期限を、記録に残す
急な受注で受講できなくなることがあります。いつまでなら無料でキャンセルできるかを、申込の記録に書いておくと、判断の期限が分かります。手続きの追い方は外部研修の申込管理で扱います。
複数人をまとめる
同じ講習に何人か出す予定があるなら、時期を合わせると割引がある場合があります。年間計画の段階で、まとめられるものを探すと費用が下がります。
資格取得支援の費用は、申請と支給がずれる
申請した月と、実際に支払う月が違うため、予算の見え方が狂います。申請中の金額も、予約として見ておきます。
| 状態 | 予算上の扱い | 見落とすとどうなるか |
|---|---|---|
| 承認済み・未受験 | 予約として確保 | 他に使ってしまい、支給時に足りない |
| 受験済み・結果待ち | 予約のまま | 同上 |
| 合格・支給待ち | 予約のまま | 同上 |
| 支給済み | 実績に計上 | ー |
承認した時点で、枠を押さえる
承認から支給まで数か月かかることがあります。承認した金額を予約として引いておくと、二重に使うことがなくなります。
不合格のときの扱いも、金額に効く
不合格でも負担する取り決めなら、再受験の費用も見込む必要があります。会社負担の回数に上限を置くと、予算が読めるようになります。制度の作り方は資格取得支援の運用にまとめています。
期をまたぐ申請を、決めておく
年度末に承認して翌年度に支給する場合、どちらの予算から出すかを先に決めます。承認した年度から出すのか、支給した年度からかを経理と合わせておきます。
来期の予算を、実績で説明できるようにする
「前年並みでお願いします」では、増額も維持も通りません。実績と、やり残したことを数字で出します。
| 出すもの | どう使うか |
|---|---|
| 費目別の実績 | どこに使っているかを示す |
| 計画に対する実施率 | やり残しの量を示す |
| やり残した教育とその理由 | 来期に必要な額の根拠にする |
| 法令で必要な教育の額 | 削れない部分を明示する |
| 受講した人数と延べ時間 | 規模感を伝える |
削れない部分を、先に示す
法令で決まっている教育と資格の更新は、金額を減らせません。この額を先に出して、残りが調整できる部分だと示すと、話が具体的になります。
1件あたりの単価を残す
合計だけだと、来期の見積りが立ちません。講習1件あたり、講師1回あたりの単価を残しておくと、人数の増減から金額を出せます。
効果の話は、別に用意する
予算の説明で効果を求められることがあります。受講率や、技能の穴が埋まった数など、測れるものを出すと話が進みます。測り方は研修の効果測定で扱っています。
よくある質問
- Q. 教育研修費の予算は、どうやって決めればよいですか？
- 前年並みではなく、年間教育計画から積み上げることをおすすめします。法令で決まっている教育、資格の更新費用、認証や取引先から求められる教育を先に積み、残りの枠に技能の穴を埋める教育と現場の要望を入れます。あわせて1割を予備として残しておくと、期の途中の急な教育に対応できます。
- Q. 社員1人あたりの金額で予算を組んでもよいですか？
- 資格の要る作業が多い部署で足りなくなるため、おすすめしません。実際に必要な教育の合計から積み上げるほうが、金額の根拠も説明しやすくなります。1人あたりの額は、他社と比べるときの参考値として使う程度にとどめてください。
- Q. 予算の消化はどのくらいの頻度で見るべきですか？
- 四半期ごとで足ります。ただし、教育は繁忙期を避けて置くため消化は均等になりません。単純に4分の1と比べるのではなく、計画の月別の予定額と比べてください。第3四半期の終わりが分かれ目で、ここで入らないと判断したものは理由とともに来期へ回します。
- Q. 予算が余りそうなとき、使い切ったほうがよいですか？
- 使い切ること自体が目的になると、内容ではなく日程で研修を選ぶことになります。来期に必要と分かっている講習を期末に申し込んで前倒しする、教材の制作や練習用の材料に使う、といった選択のほうが無駄になりません。余った場合も、理由を出しておくと来期の交渉がしやすくなります。
- Q. 受講中の賃金も教育研修費に入れるべきですか？
- 外に払ったお金と、社内で使った時間は分けて見ることをおすすめします。賃金まで含めると金額が大きくなりすぎて、どこに手を打てばよいかの判断ができません。社内の時間は、社内講師の実施記録などで別に追ってください。
- Q. 資格取得支援の費用は、どう見込めばよいですか？
- 申請した月と支給する月がずれるため、承認した時点で予約として枠を押さえておくことをおすすめします。承認から支給まで数か月かかることがあり、その間に他へ使ってしまうと支給時に足りなくなります。あわせて、不合格時の再受験を会社が何回まで負担するかを決めておくと、金額が読めるようになります。
- Q. 来期の予算を確保するには、何を出せばよいですか？
- 費目別の実績、計画に対する実施率、やり残した教育とその理由、法令で必要な教育の額を出してください。とくに、削れない部分の額を先に示すと、残りが調整できる部分だと分かり話が具体的になります。講習1件あたりの単価を残しておくと、人数の増減から来期の見積りが立てられます。
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