資格取得支援の運用｜補助する資格の決め方と申請の流れ
「この資格を取りたいので、費用を出してもらえますか」と言われて、その都度判断している。人によって答えが違ってしまい、あとから不公平だと言われる。制度が文章になっていないと、こうなります。
一般には、資格取得支援とは、業務に関係する資格の受験料や講習費を会社が負担する仕組みを指します。対象と範囲を先に決めておけば、申請のたびに悩む必要がなくなります。この記事では、資格取得支援の運用を、対象の決め方、費用の範囲、申請の流れ、不合格のときの扱いの順に整理します。
この記事の内容（8項目）
- 補助する資格は、3つの区分で決める
- 必須の資格は、支援ではなく業務
- 推奨の一覧を、先に貼り出す
- 一覧は、年1回見直す
- 負担する費用の範囲を、項目で決める
- 再受験の回数に上限を置く
- 受講中の賃金の扱いを決めておく
- 金額の上限を、区分ごとに置く
- 申請から支給までの流れを、1本にする
- 申請は、必ず受験の前に出させる
- 承認の期限も決めておく
- 支給の時期を明示する
- 不合格のときの扱いを、先に決めておく
- 必須の資格は、結果に関わらず会社が持つ
- 不合格を、責める材料にしない
- 次の受験を、その場で決める
- 会社が負担した費用の返還は、慎重に扱う
- 必須の資格に、返還を付けない
- 同意は、申請のときに取る
- 取得した資格を、一覧と配置につなげる
- 資格が付いても、すぐ作業に就けるとは限らない
- 取らせる資格は、一覧の穴から決める
- 取得の実績を、年に1回振り返る
- 資格取得支援が使われないときの直し方
- 制度は、1枚の紙にまとめる
- 会社から声をかける
- 予算の残りを、期の途中で見る
- よくある質問
補助する資格は、3つの区分で決める
「業務に関係するもの」という基準だけだと、判断が人によって変わります。3つの区分に分けておくと、申請が来たときにすぐ答えられます。
| 区分 | どんな資格か | 会社の負担 | 受講の扱い |
|---|---|---|---|
| 必須 | その作業に就くために要る資格・特別教育 | 全額。会社が申し込む | 業務時間 |
| 推奨 | 持っていると業務の幅が広がる資格 | 全額または一部 | 業務時間または半々 |
| 自己啓発 | 本人の希望。業務との関係が薄い | 合格時に一部、または無し | 本人の時間 |
必須の資格は、支援ではなく業務
その作業に就くために法令で要る資格は、本人の希望に関わらず会社が負担するのが原則です。これを支援制度の枠に入れると、本人が申請しないと取得が進みません。会社が申し込み、業務時間で受けさせます。
推奨の一覧を、先に貼り出す
推奨の資格を一覧にして公開しておくと、本人が自分で目標を立てられるようになります。申請が来てから判断するより、先に示すほうが取得が進みます。
一覧は、年1回見直す
受注する仕事が変われば、必要な資格も変わります。年間教育計画を作るときに、支援の対象一覧も一緒に見直すと、手間が増えません。
負担する費用の範囲を、項目で決める
受験料だけなのか、テキスト代や交通費まで含むのかで、金額が大きく変わります。項目ごとに、出す出さないを決めておきます。
| 費目 | よくある扱い | もめやすい点 |
|---|---|---|
| 受験料・講習費 | 負担する | 再受験のときにどうするか |
| テキスト・教材費 | 指定のものは負担 | 本人が別に買った参考書 |
| 交通費・宿泊費 | 実費を負担 | 遠方の会場を選んだ場合 |
| 受講中の賃金 | 必須は業務扱い | 推奨・自己啓発の扱い |
| 更新の費用 | 必須は負担 | 本人が異動して不要になった場合 |
再受験の回数に上限を置く
何回でも会社が負担する形にすると、準備なしで受ける人が出ます。会社負担は2回まで、3回目からは本人負担といった線を先に決めておきます。回数の管理は申請の記録で追えます。
受講中の賃金の扱いを決めておく
費用は出すが時間は本人持ち、という形にすると、実際には受けられません。必須は業務時間、推奨は半々、自己啓発は本人の時間といった区分に合わせると分かりやすくなります。
金額の上限を、区分ごとに置く
高額な講習の申請が来たときに判断できるよう、1件あたりの上限と、1人あたりの年間の上限を決めておきます。上限を超えるものは個別に判断する、と書いておけば例外も扱えます。
申請から支給までの流れを、1本にする
誰に出して、誰が決めて、いつ払われるのかが決まっていないと、申請が止まります。流れを4段階にして、それぞれの担当を決めます。
申請は、必ず受験の前に出させる
受けたあとに申請されると、対象かどうかの判断が結果に引きずられます。受験前に申請、承認されてから受験という順番にすると、公平に判断できます。
承認の期限も決めておく
申込の締切がある資格では、承認が遅れると受けられません。申請から1週間以内に回答すると決めておくと、本人が予定を立てられます。
支給の時期を明示する
いつ払われるか分からないと、立て替えている本人が不安になります。合格証と領収書がそろった翌月の給与で精算のように、時期を書いておきます。
不合格のときの扱いを、先に決めておく
ここを決めていないと、不合格になった本人が言い出しにくくなり、報告が上がりません。不合格でも負担するかどうかを、申請の様式に書いておきます。
| 方針 | 利点 | 気をつけること |
|---|---|---|
| 合格時のみ支給 | 費用が抑えられる | 難しい資格に挑戦しなくなる |
| 不合格でも受験料は支給 | 挑戦しやすい | 準備なしの受験が増える可能性 |
| 必須は結果に関わらず、推奨は合格時 | 区分と整合が取れる | 区分の定義を明確にしておく |
必須の資格は、結果に関わらず会社が持つ
業務に就くために必要な資格は、会社の都合で取らせるものです。不合格でも会社が負担し、次の受験を手配するのが自然な扱いになります。
不合格を、責める材料にしない
不合格が評価に響くと、難しい資格に誰も挑戦しなくなります。結果ではなく、受けたことを実績として扱うほうが、長い目では取得が進みます。
次の受験を、その場で決める
不合格の連絡だけで終わると、そのままになります。次の試験日と、それまでにやることを一緒に決めると、途切れません。
会社が負担した費用の返還は、慎重に扱う
費用を出した直後に退職されると、会社としては困ります。ただし、返還の取り決めは、労働に関する法律との関係で慎重な扱いが必要な領域です。
| 決めておくこと | 書き方の例 |
|---|---|
| 対象にする費用 | 1件10万円以上の講習費のみ |
| 返還を求める期間 | 取得から2年以内の自己都合退職 |
| 返還する額の考え方 | 在籍期間に応じて按分する |
| 本人の同意 | 申請時に書面で確認する |
必須の資格に、返還を付けない
会社の業務のために取らせた資格まで返還の対象にすると、本人にとっては受けるほど不利になります。返還を検討するのは、本人の希望で受けた高額なものに限ると整理しやすくなります。
同意は、申請のときに取る
あとから返還を求めると、聞いていないという話になります。申請の様式に返還条件を書いて、本人の確認を得ておく形にします。管理のしかたは受講料返還条件の管理で扱います。
取得した資格を、一覧と配置につなげる
資格を取ったのに一覧に載らないと、いざというときに使えません。合格の報告から、記録の更新までを1本にします。
| 合格後にやること | 担当 | タイミング |
|---|---|---|
| 有資格者一覧に追加する | 管理部門 | 合格証を確認したとき |
| 更新が要るなら期限管理に載せる | 管理部門 | 同上 |
| 単独作業の許可を見直す | 職場の責任者 | 作業に就かせる前 |
| 手当の対象なら反映する | 給与担当 | 翌月から |
資格が付いても、すぐ作業に就けるとは限らない
資格があることと、その作業ができることは別です。習熟の判定を経てから、単独作業の許可を出します。判断の条件は単独作業の許可にまとめています。
取らせる資格は、一覧の穴から決める
本人の希望だけで決めると、必要な資格が埋まりません。有資格者一覧で1人しかいない資格を先に埋めると、支援の費用が業務の役に立ちます。作り方は有資格者一覧表の作り方で扱っています。
取得の実績を、年に1回振り返る
年間で何件申請があり、何件支給したかを数えます。申請がゼロの区分があれば、制度が知られていないか、条件が厳しすぎます。
資格取得支援が使われないときの直し方
制度はあるのに申請が来ない。原因はだいたい決まっています。
| 症状 | よくある原因 | 直し方 |
|---|---|---|
| 申請がほとんど来ない | 対象の資格が知られていない | 推奨の一覧を貼り出す |
| 申請が特定の部署に偏る | 上長によって扱いが違う | 承認の基準を文章にする |
| 費用は出るが受けに行けない | 受講中の時間の扱いが未定 | 区分ごとに時間の扱いを決める |
| 申請が受験の後になる | 流れが知られていない | 申請の様式に順番を明記する |
| 支給が遅い | 精算の時期が決まっていない | 翌月の給与で精算と決める |
制度は、1枚の紙にまとめる
規程の中に埋もれていると、誰も読みません。対象、費用の範囲、申請の流れ、不合格の扱いを1枚にして配ると、申請が増えます。
会社から声をかける
申請を待つだけでは、必要な資格が埋まりません。1人しかいない資格について、会社から取得を打診すると、計画的に進みます。
予算の残りを、期の途中で見る
年度末に予算が余っていることに気づいても、申込が間に合いません。教育費の消化状況を四半期ごとに見ると、途中で手を打てます。
よくある質問
- Q. どの資格を会社が負担すべきか、基準をどう決めればよいですか？
- 必須、推奨、自己啓発の3区分に分けることをおすすめします。作業に就くために法令で要る資格は必須として全額を会社が負担し、業務の幅が広がるものを推奨、業務との関係が薄いものを自己啓発とします。区分ごとに費用と受講時間の扱いを決めておけば、申請のたびに悩む必要がなくなります。
- Q. 必須の資格も、資格取得支援の枠で扱ってよいですか？
- 必須の資格は支援ではなく業務として扱うことをおすすめします。本人の申請を待つ形にすると、取得が進みません。会社が申し込み、業務時間で受けさせ、費用も全額負担するのが基本です。
- Q. 再受験の費用も会社が負担すべきですか？
- 回数の上限を先に決めておくことをおすすめします。会社負担は2回まで、3回目からは本人負担といった線があると判断で迷いません。ただし必須の資格については、結果に関わらず会社が負担して次の受験を手配するほうが自然です。
- Q. 不合格だった場合、費用は支給しないほうがよいですか？
- 区分に合わせて決めることをおすすめします。必須の資格は結果に関わらず負担し、推奨は合格時に支給という形が整合します。合格時のみとすると難しい資格に誰も挑戦しなくなるため、不合格を評価に響かせない扱いもあわせて決めてください。
- Q. 会社が負担した費用を、退職時に返してもらうことはできますか？
- 内容によっては労働基準法上の問題になる可能性が指摘されている領域です。制度として設ける場合は、社会保険労務士や弁護士に自社の規程を確認してもらってから運用してください。あわせて、業務のために取らせた必須の資格は返還の対象にしない、同意は申請時に書面で得ておく、といった整理をしておくと運用しやすくなります。
- Q. 制度があるのに申請が来ません。どうすればよいですか？
- 対象の資格が知られていない可能性が高いため、推奨の資格を一覧にして貼り出してください。あわせて、費用は出るが受講中の時間の扱いが決まっていないと実際には受けに行けません。会社の側から、1人しかいない資格について取得を打診する形も有効です。
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