外部講師の手配｜依頼で渡す5つの前提と、総額の確認・当日までの準備
社内で研修をやることになり、外部から講師を呼んだ。当日の話は上手だったが、内容が一般論ばかりで、参加者からは「うちの現場では使えない」という反応だった。依頼のときに、前提を渡していなかったのが原因です。
外部講師は、こちらが渡した情報の範囲でしか準備できません。この記事では、外部講師の手配について、依頼のしかた、伝えるべき前提、当日の準備、費用の確認を整理します。記録の様式は、テンプレートのページから無料でダウンロードできます。
この記事の内容（11項目）
- 呼ぶ前に、社内でできないかを確認する
- 公開講座に出すほうが安い場合もある
- 社内でできることは、社内で
- 目的を1行にしてから探す
- 依頼のときに渡す前提は5つ
- やる理由を、正直に伝える
- 参加者の顔ぶれを、数字で伝える
- 持ち帰ってほしいことを、3つ以内で
- 事前の打ち合わせを1回入れる
- 費用は、依頼の前に総額で確認する
- 支払いの方法を、経理と先に確認する
- 1回あたりの単価を、記録に残す
- 複数回まとめると、下がることがある
- 当日までの準備を、一覧で持つ
- 機材は、実際に接続して試す
- 参加者に、事前の案内を出す
- 講師の到着から退出までを、誰かが担当する
- 予備の時間を取っておく
- 当日と直後に、記録を残す
- アンケートは、その場で書かせる
- 講師にも、結果を返す
- 受講の記録に、反映する
- 外部講師を選ぶときに見るところ
- 現場を見てもらえるかが、分かれ目
- 資料の扱いを、先に確認する
- 初めての講師は、1回試してから
- 合わなかった理由も、記録に残す
- 呼んだのに効果が出ないときに見るところ
- 受けたあとに試す場を作る
- 参加者を、目的に合う人にする
- やめる判断も持つ
- 外部講師の手配にかかわる最近の動き（2026年10月時点）
- 外部講師の手配に出てくる用語
- 外部講師の手配と一緒に押さえておきたいこと
- 個人の講師には、条件を書面かメールで先に示す
- 講演料の源泉徴収は、翌月10日までに納める
- 研修資料の再利用は、許可を取ってから
- よくある質問
呼ぶ前に、社内でできないかを確認する
費用がかかるので、外部でなければできない内容かどうかを先に見ます。
| 内容 | 向いている形 | 理由 |
|---|---|---|
| 自社の設備、製品、手順 | 社内 | 外部には教えられない |
| 法令、規格の解説 | 外部 | 正確さが要る。改正も追ってくれる |
| 他社の事例、業界の動向 | 外部 | 社内には情報が無い |
| 指導や面談の技術 | 外部で基礎、社内で実践 | 型は外で学び、自社の場面で使う |
| 技能講習、免許の講習 | 外部（登録教習機関など） | 行える機関が決まっている。特別教育は事業者が行う教育なので、社内でも外部への委託でもよい |
公開講座に出すほうが安い場合もある
受講者が数人なら、講師を呼ぶより公開講座に出すほうが総額で安くなることがよくあります。呼ぶ意味が出るのは、まとまった人数を一度に受けさせる場合や、自社の事情に合わせた内容が要る場合です。分かれ目の人数は、公開講座の受講料×人数と、謝金・交通費・会場費の総額を並べると出せます。
社内でできることは、社内で
自社の設備や手順は、外部の講師には教えられません。社内講師と外部講師で、役割を分けておくと、どちらにも頼みやすくなります。育て方は社内講師の育成にまとめています。
目的を1行にしてから探す
「何か研修を」で探すと、講師の得意な内容で決まります。誰に、何ができるようになってほしいのかを1行で書いてから探すと、合う人が選べます。
依頼のときに渡す前提は5つ
講師はこちらが渡した情報でしか準備できません。次の5つを、依頼の時点で渡します。
| 渡すもの | 渡さないとどうなるか |
|---|---|
| 参加者の顔ぶれ | 階層や経験がずれ、話が届かない |
| 業種と現場の状況 | 一般論だけの内容になる |
| この研修をやる理由 | 会社が困っていることに触れない |
| 持ち帰ってほしいこと | 網羅的な話で終わる |
| 時間と会場の条件 | 演習が入らない、機材が使えない |
やる理由を、正直に伝える
「不良が続いているので」「指導者が育たないので」といった背景を伝えると、講師が内容を寄せてくれます。隠すと、当たり障りのない話になります。
参加者の顔ぶれを、数字で伝える
「若手中心」ではなく、「20代が8人、30代が4人、経験3年未満が6人」のように伝えると、講師が話す高さを決められます。
持ち帰ってほしいことを、3つ以内で
あれもこれもと伝えると、内容が薄くなります。3つ以内に絞ると、講師も組み立てやすくなります。
事前の打ち合わせを1回入れる
書面だけだと伝わりきりません。30分でよいので、事前に話す機会を作ると、当日の内容が変わります。可能なら現場を見てもらいます。
費用は、依頼の前に総額で確認する
謝金だけを聞いて決めると、あとから費用が増えます。含まれるものを項目で確認します。
| 確認すること | 見落とすとどうなるか |
|---|---|
| 謝金の額と、税の扱い | 請求額が想定と違う |
| 交通費、宿泊費の負担 | 遠方の講師だと大きく変わる |
| 教材費、資料の印刷 | 当日に人数分の印刷を頼まれる |
| 事前打ち合わせの費用 | 打ち合わせにも費用がかかる場合がある |
| キャンセル料の発生時期 | 日程変更で費用が発生する |
| 源泉徴収の要否 | 支払いの手続きが直前に慌てる |
支払いの方法を、経理と先に確認する
個人へ依頼する場合と、会社へ依頼する場合で手続きが違います。個人の講師に払う講演料は、支払うときに所得税と復興特別所得税を合わせて10.21%差し引くと定められています（所得税法第204条第1項第1号、100万円を超える部分は20.42%）。会社に払う場合は差し引きません。源泉徴収の要否や、支払いの時期を経理に確認しておくと、当日に慌てません。
1回あたりの単価を、記録に残す
次に頼むときや、他の講師と比べるときに使えます。謝金と総額の両方を残すと、来期の予算にも使えます。費用の見方は教育研修費の予算にまとめています。
複数回まとめると、下がることがある
年間で数回お願いする予定があるなら、まとめて相談すると条件が変わる場合があります。年間計画の段階で見通しを立てておきます。
当日までの準備を、一覧で持つ
当日になって足りないものが出ると、講師にも参加者にも迷惑がかかります。準備の一覧を1枚持っておきます。
機材は、実際に接続して試す
当日に映らない、音が出ないというのがいちばん多い失敗です。前日までに、実際の会場で接続して試します。変換のケーブルも用意しておきます。
参加者に、事前の案内を出す
何のための研修かを知らずに来ると、受け身になります。目的と、持ち帰ってほしいことを1行で伝えておくと、当日の聞き方が変わります。
講師の到着から退出までを、誰かが担当する
出迎え、控室、昼食、帰りの案内まで、1人が担当を持つと、講師が困りません。当日の進行と兼ねないほうが確実です。
予備の時間を取っておく
質疑が伸びることも、機材で遅れることもあります。終了予定の後ろに15分の余裕を見ておくと、慌てずに済みます。
当日と直後に、記録を残す
次に頼むかどうかの判断は、記憶ではなく記録で行います。その日のうちに残します。
| 残すこと | 次にどう使うか |
|---|---|
| 実施日、内容、時間 | 実施の記録 |
| 参加者と欠席者 | 受講の記録に反映する |
| 講師名、所属、連絡先 | 次に頼むときに使う |
| 費用の総額 | 予算の実績、次回の見積り |
| 参加者の反応 | 次に頼むかの判断 |
| 次回への申し送り | 時間配分、内容の過不足 |
アンケートは、その場で書かせる
持ち帰らせると回収率が下がります。終了前の5分を回答の時間に組み込むと、全員ぶんがそろいます。設問の作り方は研修の効果測定にまとめています。
講師にも、結果を返す
アンケートの結果を伝えると、次回の内容が良くなります。点数だけでなく、自由記述も渡すと、講師も改善できます。
受講の記録に、反映する
社内で実施した研修も、誰が受けたかを人ごとの一覧に反映します。欠席者を拾って、次の機会に回すところまでやります。
外部講師を選ぶときに見るところ
紹介や営業の熱心さで決めると、内容とずれることがあります。同じ項目で比べます。
| 見ること | 確かめ方 |
|---|---|
| その業種での実績 | 過去にどんな会社で行ったか |
| 演習の割合 | 座学だけか、やってみる時間があるか |
| 事前の打ち合わせに応じるか | 依頼のときに聞く |
| 現場を見に来てくれるか | 同上 |
| 資料をもらえるか | あとで社内で使えるか |
現場を見てもらえるかが、分かれ目
短時間でも現場を見た講師は、当日の話に自社の場面が入ります。ここが一般論との差になります。
資料の扱いを、先に確認する
研修の資料を社内で再利用してよいかは、講師によって扱いが違います。依頼のときに確認しておくと、あとで使えるかどうかが分かります。
初めての講師は、1回試してから
いきなり全社の研修を任せると、外したときの損が大きくなります。1つの部署で試してから広げると安全です。
合わなかった理由も、記録に残す
良かった講師だけを残すと、翌年また同じ失敗をします。合わなかった理由を1行残すと、次に候補から外せます。
呼んだのに効果が出ないときに見るところ
講師の質だけが原因とは限りません。依頼のしかたと、受け入れ側の準備を見ます。
| 症状 | よくある原因 | 直し方 |
|---|---|---|
| 内容が一般論だった | 前提を渡していない | 参加者の顔ぶれと背景を渡す |
| 参加者が受け身だった | 目的が伝わっていない | 事前に案内を出す |
| 時間が足りなかった | 盛り込みすぎ | 持ち帰ってほしいことを3つ以内に |
| その後、何も変わらない | 職場に戻ってから試す場が無い | 1か月以内に試す場面を作る |
| 毎年同じ内容を繰り返している | 効果を見ていない | 年1回、続けるかを判断する |
受けたあとに試す場を作る
研修の効果は、職場に戻ってからの環境で決まります。学んだことを試せる場面を1か月以内に作ると定着します。ここが無いと、費用は流れて消えます。
参加者を、目的に合う人にする
手が空いている人を集めると、内容が合いません。目的に合う人を先に決めてから、日程を調整します。
やめる判断も持つ
毎年やっているが誰も変わらない研修は、続ける理由を見直す対象です。年に1回、続けるかどうかを内容ごとに判断します。やめれば、その費用を別のことに使えます。
謝金を払うときの手続きは講師謝金と源泉徴収にまとめています。
外部講師の手配にかかわる最近の動き（2026年10月時点）
外部講師の手配そのものを決めた法令はありませんが、個人の講師に頼むときの契約と支払いのまわりは、ここ数年で決まりが増えました。日付順に並べます。
| 時期 | 出来事 | 外部講師の手配への影響 |
|---|---|---|
| 2023年10月1日 | インボイス制度（適格請求書等保存方式）が始まった | 講師が登録した事業者かどうかで、謝金にかかる消費税を差し引けるかが変わる |
| 2024年11月1日 | フリーランス・事業者間取引適正化等法が施行された | 従業員を使っていない個人の講師に頼むときは、内容・報酬の額・支払期日などを書面かメールで示す（第3条） |
| 2026年9月30日 | 登録していない事業者からの仕入れを8割控除できる期間が終わった。2割特例も、この日を含む課税期間までとされている | 登録していない講師への謝金で、差し引ける消費税の割合が下がる |
| 2026年10月1日 | 令和8年度の改正で、登録していない事業者からの仕入れは2028年9月30日まで7割控除とされた（その後は5割、3割と下がる） | 見積りを比べるとき、講師が登録しているかを1行確かめておく |
| 2027年1月1日 | 防衛特別所得税が始まり、復興特別所得税は1.1%に下がる | 講演料から差し引く合計の率（10.21%）は変わらないとされている |
外部講師の手配で、ポイントは依頼の時点で、講師が個人か会社か、インボイスの登録があるかを聞いておくことです。この2つで、支払いの手続きと費用の見え方が決まります。
出典：No.2795 原稿料や講演料等を支払ったとき（国税庁）、防衛特別所得税及び復興特別所得税の源泉徴収のあらまし（国税庁）、令和8年度税制改正特集（国税庁）、フリーランスの取引適正化に向けた取組（公正取引委員会）、特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律（e-Gov法令検索）
確認日は2026年10月3日です。源泉徴収と消費税の扱いは所轄の税務署または顧問税理士に、フリーランス法の扱いは公正取引委員会・中小企業庁の相談窓口にご確認ください。
外部講師の手配に出てくる用語
外部講師の手配では、経理や法務とのやり取りで言葉の取り違えが起きやすくなります。よく出てくるものを並べます。
| 用語 | 意味 | 出典 |
|---|---|---|
| 謝金・講演料 | 講師に払う報酬。名目が謝金や車代でも、実態が講演料なら源泉徴収の対象になる | 所得税法第204条第1項第1号、国税庁 No.2795 |
| 源泉徴収 | 支払う側が、支払いのときに所得税を差し引いて国に納めること。講演料は支払った月の翌月10日までに納める | 所得税法第204条第1項 |
| 支払調書 | 同じ人に払った講演料などがその年に5万円を超えたとき、翌年1月31日までに税務署へ出す書類 | 国税庁 No.7431 |
| 適格請求書（インボイス） | 登録番号などが書かれた請求書。これが無いと、謝金にかかる消費税の差し引きが経過措置の割合に限られる | 消費税法第57条の4、国税庁 インボイス制度 |
| 特定受託事業者 | 従業員を使っていない個人、または代表者1人だけで従業員のいない法人。いわゆるフリーランス | フリーランス法第2条第1項 |
| 登録教習機関 | 技能講習を行うために、都道府県労働局長の登録を受けた機関 | 労働安全衛生法第14条・第61条・第76条 |
| 特別教育 | 危険・有害な業務につかせるとき、事業者が行う教育。社内で行っても外部に頼んでもよい | 労働安全衛生法第59条第3項 |
| 講師派遣 | 研修会社などが講師を紹介し送り出すサービスの呼び名 | 法令上の定義はない（労働者派遣とは別の意味で使われている） |
外部講師の手配で混ざりやすいのは、講師派遣と労働者派遣です。研修会社に講師を頼むのは、ふつうは研修という仕事の委託で、講師に自社の指揮命令で働いてもらう形ではありません。謝金の扱いをもう一段詳しく見るなら講師謝金と源泉徴収にまとめています。
外部講師の手配と一緒に押さえておきたいこと
外部講師の手配の解説は、講師の選び方と依頼の手順で終わることが多くあります。契約と支払いのまわりで、依頼する側が抜けやすいことを3つ挙げます。
個人の講師には、条件を書面かメールで先に示す
研修を頼む相手が、従業員を使っていない個人の講師なら、フリーランス法の「特定受託事業者」に当たります。自社が受ける研修を頼む場合も、同法の業務委託に含まれるとされています（第2条第3項第2号）。頼んだら直ちに、研修の内容、報酬の額、支払期日などを書面かメールで示すと定められています（第3条）。自社が従業員を使っている会社なら、支払期日は研修を受けた日から60日以内で、できるだけ短く決めることになっています（第4条）。依頼のメールに、日時・内容・謝金の額・交通費の扱い・支払日を1通で書いておくと、この条件をそのまま満たせます。
講演料の源泉徴収は、翌月10日までに納める
講演料から差し引いた所得税は、支払った月の翌月10日までに納めると定められています（所得税法第204条第1項）。給与の源泉徴収で使っている、半年に1回まとめて納める「納期の特例」は、講演料には使えないとされています（国税庁 No.2795）。謝金を払ったら、その月のうちに経理へ控えを回すと納め忘れが起きません。交通費や宿泊費も原則は報酬に含まれますが、自社がホテルや旅行会社に直接払った通常の範囲の額は、含めなくてよいとされています。
研修資料の再利用は、許可を取ってから
講師の作った資料には著作権があります。学校の授業で使う場合の例外（著作権法第35条）は、営利を目的とする機関を除いており、会社の社内研修には当てはまりません。資料を社内で配り直す、録画を後日の研修に使う、といった使い方は、依頼のときに範囲を決めて書面に残しておきます。社内講師が引き継ぐ前提なら、その旨も伝えておくと、講師も資料の作り方を合わせてくれます。
出典：所得税法（e-Gov法令検索）、No.7431 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書（国税庁）、著作権法（e-Gov法令検索）、労働安全衛生法（e-Gov法令検索）
よくある質問
- Q. 外部講師を呼ぶか、公開講座に出すかは、どう判断しますか？
- 受講者が数人なら、公開講座に出すほうが総額で安くなることが多くあります。講師を呼ぶ意味が出るのは、まとまった人数を一度に受けさせる場合や、自社の事情に合わせた内容が必要な場合です。公開講座の受講料×人数と、謝金・交通費・会場費の総額を並べて比べてください。あわせて、自社の設備や手順は外部には教えられないため、社内講師との役割分担も先に決めておいてください。
- Q. 依頼するとき、講師に何を伝えればよいですか？
- 参加者の顔ぶれ、業種と現場の状況、この研修をやる理由、持ち帰ってほしいこと、時間と会場の条件の5つです。とくに、やる理由は正直に伝えてください。「不良が続いている」「指導者が育たない」といった背景を伝えると、講師が内容を寄せてくれます。隠すと当たり障りのない話になります。
- Q. 参加者の情報は、どのくらい細かく伝えるべきですか？
- 「若手中心」ではなく「20代が8人、30代が4人、経験3年未満が6人」のように数字で伝えてください。講師が話す高さを決められます。あわせて、30分でよいので事前の打ち合わせを1回入れ、可能なら現場を見てもらうと、当日の内容が変わります。
- Q. 費用は謝金だけを確認すればよいですか？
- 総額で確認してください。交通費と宿泊費の負担、教材費と資料の印刷、事前打ち合わせの費用、キャンセル料の発生時期、源泉徴収の要否まで含めて聞きます。個人へ依頼する場合と会社へ依頼する場合で手続きが違うため、支払いの方法は経理に先に確認しておくと当日慌てません。
- Q. 当日の準備で、いちばん失敗が多いのはどこですか？
- 機材です。当日に映らない、音が出ないというのがもっとも多い失敗になります。前日までに、実際の会場で接続して試してください。変換のケーブルも用意しておきます。あわせて、資料は2週間前に受け取らないと印刷が間に合いません。
- Q. 初めて頼む講師は、どう見極めればよいですか？
- その業種での実績、演習の割合、事前の打ち合わせに応じるか、現場を見に来てくれるか、資料をもらえるかの5点を同じように当てて比べてください。とくに、短時間でも現場を見た講師は当日の話に自社の場面が入ります。いきなり全社の研修を任せず、1つの部署で試してから広げると安全です。
- Q. 個人の講師に頼むとき、契約書は必要ですか？
- 契約書という形でなくても構いませんが、従業員を使っていない個人の講師に頼むときは、研修の内容、報酬の額、支払期日などを書面かメールで示すと定められています（フリーランス法第3条）。依頼のメールに日時・内容・謝金・交通費の扱い・支払日を1通で書いておけば足ります。講演料からは所得税と復興特別所得税を合わせて10.21%差し引き、翌月10日までに納めます。
- Q. 呼んだのに、その後現場が何も変わりません。
- 研修の効果は、職場に戻ってからの環境で決まります。学んだことを試せる場面を1か月以内に作ってください。ここが無いと費用は流れて消えます。あわせて、参加者が目的に合う人だったか、持ち帰ってほしいことを3つ以内に絞れていたかも確認してください。毎年やっているが誰も変わらない研修は、続ける理由を見直す対象です。
この記事で使う無料テンプレート
あわせて読みたい記事
本記事は一般的な業務の進め方を整理したものです。社内規程、契約条件、法令上の要件がある場合は、それらを優先してご確認ください。記事の内容は2026-10-03時点のものです。