有資格者一覧表の作り方｜棚卸しで足りない資格を見つける
取引先から「有資格者の一覧を出してください」と言われて、あわてて全員に聞いて回る。作ったあとは更新されず、次に聞かれたときにまた作り直す。よくある繰り返しです。
一般には、有資格者一覧表とは、社員が持っている資格を1枚に集めて、誰が何を持っているかを見えるようにした表を指します。1回作って終わりにしないためのコツは、作る目的を「提出のため」ではなく「足りない資格を見つけるため」に置くことです。この記事では、有資格者一覧表の作り方を、集め方から使い方まで整理します。
この記事の内容（8項目）
- 有資格者一覧表に載せる資格の範囲を先に決める
- 個人情報として扱う
- 現場に貼る版は、情報を減らす
- 迷ったら載せておく
- 集めるのは、本人に書いてもらうのが早い
- 会社が持っている記録と突き合わせる
- 原本の確認は、その場で返す
- 棚卸しは、年1回でよい
- 並べ方で、見える情報が変わる
- 資格ごとに数えると、穴が見える
- 1人しかいない資格に印を付ける
- 年齢や勤続と重ねて見る
- 有効期限は、この表で管理しない
- 更新が要るものだけを、別の表に移す
- 一覧側には、期限管理へ移した印を残す
- 一覧の更新も、年1回でよい
- 一覧を、配置と教育計画につなげる
- 配置の判断は、簡略版で足りる
- 提出用の形を、あらかじめ決めておく
- 足りない資格は、取得支援につなげる
- 一覧が更新されなくなるときの直し方
- 人が動くときに、必ず触る
- 更新する人を1人決める
- ずれていても、作り直さない
- 有資格者一覧表を、エクセルで持つときの形
- 1人1行ではなく、1資格1行にする
- 資格名の表記を、そろえる
- 会社負担かどうかを残しておく
- よくある質問
有資格者一覧表に載せる資格の範囲を先に決める
「持っている資格を全部書いてください」と聞くと、業務と関係のないものまで集まり、表が読めなくなります。載せる範囲を先に決めてから聞きます。
| 載せる | 迷ったら載せる | 載せない |
|---|---|---|
| 業務に必要な資格・特別教育・技能講習 | いまは使っていないが業務に関係するもの | 業務と関係のない趣味の資格 |
| 取引先や認証で求められるもの | 本人が今後活かしたいもの | 本人が知られたくないもの |
| 運転免許など業務で使うもの | 語学など将来使い道があるもの | 健康や病歴に関わるもの |
個人情報として扱う
資格の情報は個人情報です。集める目的、誰が見るか、どこに保管するかを先に伝えてから集めます。本人に説明できない使い方はしない、と決めておくと判断で迷いません。
現場に貼る版は、情報を減らす
配置の判断に使う版と、事務で持つ版を分けます。現場に貼る版には、資格番号や生年月日を載せないという選択もあります。必要なのは、誰が何を持っているかだけです。
迷ったら載せておく
いまの業務で使っていない資格でも、あとで人が足りなくなったときに使えることがあります。業務に関係するものは、使っていなくても載せておくと、配置の選択肢が広がります。
集めるのは、本人に書いてもらうのが早い
会社の記録だけで集めようとすると、入社前に取ったものが抜けます。本人に書いてもらったうえで、原本を確認する順番にします。
会社が持っている記録と突き合わせる
入社後に会社の費用で取った資格は、研修管理表や申請の記録に残っています。本人の申告と会社の記録の両方から集めると、抜けが減ります。
原本の確認は、その場で返す
修了証や免許証を預かると、紛失したときに揉めます。その場で見て、確認した日を記録して返すのが安全です。技能講習の修了証は本人のもので、再交付も本人が交付元へ申し込みます。
棚卸しは、年1回でよい
全員に聞く作業を毎月やる必要はありません。年1回まとめて確認し、その間の変化は入社・退職・受講のときに反映する形にします。
並べ方で、見える情報が変わる
同じデータでも、並べ方で読み取れるものが変わります。用途に応じて2つの並びを持ちます。
| 並べ方 | 見えるもの | 使う場面 |
|---|---|---|
| 人ごと（縦に人） | その人が就ける作業の範囲 | 配置を決める。本人と面談する |
| 資格ごと（縦に資格） | その資格を持つ人数 | 足りない資格を見つける |
| 所属ごと | 部署の偏り | 応援や異動の判断 |
資格ごとに数えると、穴が見える
人ごとの一覧を眺めていても、何が足りないかは分かりません。資格ごとに人数を数えると、1人しかいない資格が出てきます。ここが次に取らせる資格の候補です。
1人しかいない資格に印を付ける
その1人が休んだ日、辞めた日に作業が止まります。印を付けて、教育計画に載せるところまでを1件にします。数えて終わりにしません。
年齢や勤続と重ねて見る
あと数年で定年を迎える人だけが持っている資格は、いま手を打たないと間に合いません。取得に時間がかかる資格ほど、早く見つける必要があります。
有効期限は、この表で管理しない
有資格者一覧表に期限の列を作ること自体は構いませんが、期限の見張りをこの表でやろうとすると埋もれます。
1枚で全部やる
全員の全資格が数百行。期限の列はほとんど空欄。
毎月見るには重すぎる。
結局、見なくなる。
役割を分ける
一覧＝棚卸し（年1回）期限管理＝更新が要るものだけ（毎月）
見張る行が数十行になる。
毎月開いても負担が小さい。
更新が要るものだけを、別の表に移す
棚卸しで集めた資格を、更新の要否で仕分けます。期限があるものだけを期限管理の表へ移すと、毎月見る対象が絞れます。仕分けの考え方は資格管理の方法にまとめています。
一覧側には、期限管理へ移した印を残す
2つの表に分けると、どちらで管理しているか分からなくなります。一覧のほうに「期限管理あり」の印を入れると、二重管理や漏れを防げます。
一覧の更新も、年1回でよい
棚卸しの一覧は今の状態を示すもので、毎月更新する必要はありません。年1回の棚卸しと、入社・退職・受講のときの反映で足ります。
一覧を、配置と教育計画につなげる
作った一覧を提出用にしまい込むと、次の年にまた作り直すことになります。使う場面を2つ決めておきます。
| 使う場面 | 見るもの | 決めること |
|---|---|---|
| その日の配置を決めるとき | 必要な資格を持つ人がいるか | 今日回るか、応援を呼ぶか |
| 年間教育計画を作るとき | 1人しかいない資格 | 次に誰へ取らせるか |
| 取引先へ提出するとき | 該当する資格の保有者 | そのまま出せる形にしておく |
配置の判断は、簡略版で足りる
朝の配置決めに数百行の一覧は開けません。その日必要な資格だけを抜き出した簡略版を現場に置きます。使い方は多能工化の進め方で扱っています。
提出用の形を、あらかじめ決めておく
取引先から求められる形式はだいたい決まっています。そのまま出せる列の並びを1つ用意しておくと、依頼のたびに作り直さずに済みます。
足りない資格は、取得支援につなげる
取らせたい資格が決まったら、費用の負担をどうするかが次の問題になります。会社が負担する資格を先に決めておくと、申請のたびに判断しなくて済みます。
一覧が更新されなくなるときの直し方
作った直後は正確でも、半年で実態とずれます。原因は決まっています。
| 症状 | よくある原因 | 直し方 |
|---|---|---|
| 入社した人が載っていない | 入社手続きに入っていない | 入社時の手続きに1行加える |
| 退職者が残っている | 退職時に触っていない | 退職の印を付ける手順を決める |
| 新しく取った資格が載らない | 受講の記録から転記していない | 受講後の手続きに転記を入れる |
| 期限切れが混ざっている | 期限管理の表と分けていない | 更新が要るものを別の表へ移す |
| 誰も見ない | 提出のためだけに作った | 配置と教育計画で使う場面を作る |
人が動くときに、必ず触る
入社、退職、異動、受講。この4つの手続きの中に、一覧を直す1行を入れておくだけで、ずれが溜まらなくなります。
更新する人を1人決める
誰でも書ける状態にすると、書式がばらついて集計できなくなります。更新する人を決めて、他の人は見るだけにします。
ずれていても、作り直さない
実態とずれていると分かったとき、一から作り直すと同じことを繰り返します。ずれた行だけを直して、更新のきっかけを1つ足すほうが早く安定します。
有資格者一覧表を、エクセルで持つときの形
数十人規模なら、1シートで十分に回ります。列を増やすより、絞るほうが長持ちします。
| 持たせる列 | なぜ要るか |
|---|---|
| 氏名、所属 | 誰の資格か |
| 資格名 | 資格ごとに数えるときの軸 |
| 取得年月 | 古さの判断。更新の目安 |
| 期限管理の有無 | 別の表で見張っているかの印 |
| 現物を確認した日 | 申告だけで済ませない |
| 備考 | 会社負担か自費か、取得の経緯 |
1人1行ではなく、1資格1行にする
1人1行にして資格を横に並べると、資格の種類が増えるたびに列が増えます。1つの資格につき1行にすると、資格ごとの集計も人ごとの抽出も簡単になります。
資格名の表記を、そろえる
同じ資格が違う書き方で入っていると、数えられません。正式名称を一覧の別シートに置いて、そこから選ぶ形にすると表記がそろいます。
会社負担かどうかを残しておく
会社が費用を出した資格は、返還条件や支援制度の対象になることがあります。取得の経緯を1列残しておくと、あとで調べ直さずに済みます。自費で取ったものを会社負担と取り違えると、退職時の話がこじれます。
よくある質問
- Q. 有資格者一覧表には、どこまでの資格を載せればよいですか？
- 業務に必要な資格、特別教育や技能講習、取引先や認証で求められるものを載せてください。業務と関係のない資格や、健康や病歴に関わる情報は載せません。いまは使っていなくても業務に関係する資格は、後で人が足りなくなったときに使えるため載せておくことをおすすめします。
- Q. 資格の情報は、本人の同意なく集めてよいですか？
- 資格の情報は個人情報にあたるため、集める目的、誰が見るか、どこに保管するかを先に伝えてから集めてください。現場に貼る版と事務で持つ版を分け、現場向けには資格番号などを載せないという配慮も有効です。
- Q. 本人の申告だけで一覧を作ってよいですか？
- 申告で集めたあと、原本を実際に見て確認することをおすすめします。記憶違いや、すでに期限が切れているものがそのまま載ることがあります。修了証や免許証は預からず、その場で見て確認した日を記録して返してください。
- Q. 有資格者一覧表で有効期限も管理できますか？
- 期限の列を作ること自体は構いませんが、見張りをこの表で行うと、更新の要らない資格に埋もれて見落とします。棚卸しの一覧は年1回更新、更新が必要な資格は別の表に移して毎月見る、と役割を分けることをおすすめします。
- Q. 一覧は1人1行と1資格1行のどちらがよいですか？
- 1つの資格につき1行にすることをおすすめします。1人1行にして資格を横に並べると、資格の種類が増えるたびに列が増えて読めなくなります。1資格1行なら、資格ごとの人数の集計も、人ごとの抽出も簡単にできます。
- Q. 作った一覧が更新されず、実態とずれてしまいました。
- 一から作り直すと同じことを繰り返します。ずれた行だけを直したうえで、入社、退職、異動、受講の4つの手続きに「一覧を直す」1行を入れてください。人が動くときに必ず触る形にすると、ずれが溜まらなくなります。
- Q. 同じ資格が違う書き方で入ってしまい、集計できません。
- 正式名称の一覧を別のシートに置いて、そこから選んで入力する形にすると表記がそろいます。すでにばらついている場合は、資格名の列を並べ替えると同じ資格が近くに集まるため、そこから統一していくと早く片付きます。表記がそろって初めて、資格ごとの人数が数えられるようになります。
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