資格管理の方法｜更新が要るものだけを切らさない仕組み
資格の一覧は作ってあるのに、いざ現場で「あの人の資格、期限は大丈夫だったか」と聞かれると即答できない。行数が増えるほど、この状態になりがちです。
一般には、資格管理とは、社員が持っている資格を会社として把握し、必要なときに使える状態にしておくことを指します。ここでつまずく理由はほぼ1つで、更新が要る資格と要らない資格を、同じ表で管理していることです。この記事では、資格管理の方法を、仕分け、期限の追い方、通知、切らしたときの手順の順に整理します。
この記事の内容（7項目）
- 資格管理は、更新の要否で表を分ける
- まず、更新の要否で全件を仕分ける
- 迷ったら、交付元に確認する
- 更新が要る資格には、いくつかの型がある
- 会社が更新するものと、本人が更新するものを分ける
- 技能講習の修了証は、本人のもの
- 特別教育の記録は、会社が3年間保存する
- 期限の通知は、3か月前と1か月前の2回
- 通知の担当を1人決める
- 本人だけでなく、上長にも同時に伝える
- 受講後に、期限を書き換えるまでが1件
- 資格を切らしてしまったときの手順
- 代われる人がすぐ出せる状態にしておく
- 切れていた期間の作業を確認する
- 再発を、人ではなく仕組みで止める
- 資格管理と、育成・配置をつなぐ
- 取らせる資格は、業務から逆算する
- 取得の費用は、支援の仕組みに乗せる
- 資格と習熟度は、別のものとして持つ
- 資格管理をエクセルで回すときの形
- 期限で並べ替えるだけで、当面の予定が出る
- 個人情報の扱いを決めておく
- 退職と入社のときに、必ず1回触る
- 棚卸しは年1回でよい
- よくある質問
資格管理は、更新の要否で表を分ける
会社が把握したい資格には、一度取れば失効しないものと、期限が来て更新が要るものが混ざっています。この2つを同じ表で持つと、期限のある行が埋もれます。
1枚にまとめた場合
全社員の全資格が数百行。期限の列はほとんど空欄。
どれを見張ればよいか
分からなくなる。
2枚に分けた場合
棚卸しの一覧（全件）期限管理の表（更新が要るものだけ）
見張る行が数十行に減る。
毎月見ても負担にならない。
| 保有資格一覧表 | 資格更新期限管理表 | |
|---|---|---|
| 載せるもの | 全員の全資格 | 更新が必要な資格だけ |
| 目的 | 棚卸し。足りない資格を見つける | 切らさない |
| 見る頻度 | 年1回 | 毎月 |
| 行数の目安 | 数百行 | 数十行 |
まず、更新の要否で全件を仕分ける
最初にやることは、いま持っている資格を「期限があるか、ないか」で2つに分けることです。分けたあとで、期限があるものだけを別の表に移します。この作業が資格管理の入口になります。
迷ったら、交付元に確認する
更新が要るかどうかは、資格の名前だけでは判断できないことがあります。同じ名前でも制度が変わっている場合もあります。分からないものは交付元や講習機関に確認して、確認した日を表に書いておくと、次に迷いません。
更新が要る資格には、いくつかの型がある
期限の来かたは資格によって違います。型を知っておくと、通知の設計が楽になります。
| 型 | 特徴 | 気をつけること |
|---|---|---|
| 年数で切れる | 取得や更新から決まった年数で失効 | 更新の受付期間が限られていることがある |
| 定期の講習が要る | 失効はしないが、期間ごとの受講が求められる | 社内規程や顧客要求で決めている場合もある |
| 健康診断とセット | 特定の業務で、診断の結果が前提になる | 診断の日程と合わせて管理する |
| 本人の免許 | 運転免許のように本人が更新する | 会社は失効していないことの確認だけ行う |
会社が更新するものと、本人が更新するものを分ける
会社が申し込むもの、本人が自分で手続きするものが混ざります。表に「手続きする人」の列を持つと、誰も動かないまま期限が来る事態を避けられます。
技能講習の修了証は、本人のもの
技能講習の修了証は、労働安全衛生規則第81条により登録教習機関が本人に交付するものです。滅失や損傷したときの再交付、氏名が変わったときの書替えも、第82条により本人が交付元の登録教習機関へ申し込みます。会社が代わりに再発行することはできません。ここを知らないと、退職時に返してもらおうとして揉めます。
特別教育の記録は、会社が3年間保存する
特別教育については、労働安全衛生規則第38条で受講者や科目等の記録を作成し、3年間保存することが定められています。修了証が本人のものであることとは別に、実施した記録は会社に残ります。ほかの教育については保存年数を定めた条文が無いので、一律に3年と決めないようにします。
期限の通知は、3か月前と1か月前の2回
期限当日に気づいても間に合いません。更新の講習は日程が限られているため、余裕を持って動きます。
通知の担当を1人決める
「気づいた人が言う」形にすると、誰も言いません。毎月1回、期限の表を開く担当を決めるだけで、抜けはかなり減ります。作業は10分です。
本人だけでなく、上長にも同時に伝える
本人だけに通知すると、業務の都合で受講日を確保できないことがあります。上長にも同時に伝えて、シフトを空ける判断をしてもらうと、申込まで進みます。
受講後に、期限を書き換えるまでが1件
受講したのに表の期限が古いままだと、翌月にまた通知が飛びます。新しい期限に書き換えて、修了証の現物を確認するまでを1件と決めておきます。コピーを受け取っただけで更新済みにすると、実は不合格だった、という取り違えが起こります。
資格を切らしてしまったときの手順
どれだけ気をつけても、切らすことはあります。大事なのは、切れていることに気づいた瞬間に作業を止められるかどうかです。
| 手順 | やること | 気をつけること |
|---|---|---|
| 1 | その資格が要る作業から、本人を外す | まずここ。手続きより先 |
| 2 | 代われる人を探す | スキルマップと有資格者一覧で探す |
| 3 | 更新の日程を押さえる | 最短の日程を確認する |
| 4 | いつから切れていたかを調べる | その期間の作業実績を確認する |
| 5 | なぜ気づけなかったかを直す | 通知の仕組みのどこが抜けたか |
代われる人がすぐ出せる状態にしておく
1人しか資格を持っていない作業は、その人が切らした瞬間に止まります。有資格者の一覧を横に読んで、1人しかいない資格を数えておくと、危ない場所が先に分かります。
切れていた期間の作業を確認する
気づかずに作業していた期間があれば、顧客への報告が必要になることもあります。いつから切れていたかを先に押さえると、その後の判断が早くなります。
再発を、人ではなく仕組みで止める
「次から気をつける」で終わらせると、また起きます。通知の担当、通知の時期、確認の頻度のどこが抜けたのかを1つ特定して直します。1件の失効から、仕組みを1つ直せば十分です。
資格管理と、育成・配置をつなぐ
資格管理を期限の見張りだけで終わらせると、もったいない使い方になります。持っている資格の一覧は、そのまま育成と配置の材料になります。
| 読み方 | 分かること | 次の一手 |
|---|---|---|
| 資格ごとに人数を数える | 1人しかいない資格 | 次に取らせる資格を決める |
| 人ごとに並べる | その人が就ける作業の範囲 | 配置の選択肢が増える |
| 年齢や勤続と重ねる | 数年後に抜ける資格 | 後任の取得を計画に入れる |
| 受注予定と重ねる | 足りなくなる資格 | 取得支援の対象にする |
取らせる資格は、業務から逆算する
「あると良さそうな資格」を増やすと、費用だけがかかります。いま人が足りない作業と、これから受ける仕事から逆算して選ぶと、費用の説明もしやすくなります。
取得の費用は、支援の仕組みに乗せる
会社が必要とする資格を本人の自費で取らせると、取得は進みません。どの資格を会社が負担するかを先に決めておくと、申請のたびに判断しなくて済みます。
資格と習熟度は、別のものとして持つ
資格があることと、その作業ができることは違います。資格の有無は資格管理の表、作業の習熟度はスキルマップと分けます。両方そろって初めて作業を任せられます。判断のしかたは単独作業の許可にまとめています。
資格管理をエクセルで回すときの形
数十人規模なら、表計算ソフトで十分に回ります。システムを検討するのは、拠点をまたぐか、資格の件数が数百を超えてからで足ります。
| 持たせる列 | なぜ要るか |
|---|---|
| 氏名、所属 | 誰の資格か |
| 資格名、番号 | 照会と再交付のときに使う |
| 取得日、有効期限 | 期限の並べ替えに使う |
| 手続きする人（会社／本人） | 誰も動かない状態を防ぐ |
| 現物を確認した日 | コピーだけで済ませない |
| 次の更新の予定 | 申込済みかどうかが分かる |
期限で並べ替えるだけで、当面の予定が出る
凝った仕掛けは要りません。有効期限の列で昇順に並べ替えるだけで、直近で切れるものが上に来ます。上から3か月ぶんを見れば、その月にやることが決まります。
個人情報の扱いを決めておく
資格の情報は個人情報です。誰が見られるファイルに置くか、コピーをどこに保管するかを先に決めます。現場で共有する一覧には、番号などを載せない選択もあります。
退職と入社のときに、必ず1回触る
人が入れ替わるときに表を直さないと、実際にはいない人の資格が残り、新しく入った人の資格が載りません。入社と退職の手続きの中に、資格の表を直す1行を入れておくと、ずれが溜まりません。
棚卸しは年1回でよい
全件の棚卸しを毎月やる必要はありません。年1回、全員に確認して一覧を最新にするだけで足ります。毎月見るのは、期限のある数十行のほうです。
よくある質問
- Q. 資格の一覧と期限の管理は、1つの表にまとめてはいけませんか？
- まとめても動きますが、更新の要らない資格まで一緒に並ぶと、見張るべき行が埋もれます。全件の棚卸しは年1回、期限のあるものは毎月と見る頻度が違うため、表を分けたほうが毎月の負担が小さくなります。
- Q. 教育や資格の記録は何年保存すればよいですか？
- 一律には決まっていません。特別教育の記録は労働安全衛生規則第38条で3年間の保存が定められていますが、雇入れ時等の教育や職長等の教育には保存年数を定めた条文がありません。社内規程やISO9001の要求、取引先との契約で別に定めている場合はそちらが優先されるため、教育の種類ごとに確認してください。
- Q. 技能講習の修了証は会社で預かるべきですか？
- 修了証は労働安全衛生規則第81条により登録教習機関が本人に交付するもので、本人のものです。会社は現物を確認して記録を残す扱いにするのが基本になります。滅失や氏名変更のときの再交付・書替えも、第82条により本人が交付元の登録教習機関へ申し込みます。
- Q. 期限の通知はいつ出すのがよいですか？
- 3か月前と1か月前の2回をおすすめします。更新の講習は日程が限られており、人気のものは数か月先まで埋まっていることがあります。通知は本人だけでなく上長にも同時に出すと、シフトを空ける判断まで進みます。
- Q. 資格が失効していたことに後から気づいた場合、まず何をしますか？
- その資格が必要な作業から本人を外すことが最優先です。手続きより先に作業を止めてください。そのうえで代われる人を探し、更新の日程を押さえ、いつから切れていたかを確認します。最後に、通知の仕組みのどこが抜けたのかを1つ特定して直します。
- Q. 資格管理にシステムは必要ですか？
- 数十人規模で拠点が1つなら、表計算ソフトで十分に回ります。有効期限の列で並べ替えるだけで直近の予定が出ます。システムを検討するのは、複数拠点で集計したい、資格の件数が数百を超えた、といった段階になってからで足ります。
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