評価面談の進め方｜伝える前に事実を並べる
評価面談の日程が近づくと気が重くなる。とくに、思ったより低い評価を伝えなければならないときは、何をどう切り出すか迷います。
面談がうまくいかない原因は、話し方より準備の不足にあることがほとんどです。事実が手元にそろっていないと、抽象的な話になり、本人も何を直せばよいか分かりません。この記事では、評価面談の進め方を、事前の準備、話す順番、低い評価の伝え方の順に整理します。
この記事の内容（8項目）
- 評価面談の準備は、事実を並べることから
- 良い点を、3つ以上そろえる
- 1項目につき、事実を1つ用意する
- 伝える順番を、先に決めておく
- 面談は、本人の話から始める
- 自己評価と一致した項目は、短く済ませる
- ずれた項目は、どちらが正しいかを争わない
- 次の期の話で終える
- 低い評価は、事実と行動に分けて伝える
- 回数と日付で言う
- その場で初めて言わない
- 直せることに絞る
- 評価と処遇を、分けて説明する
- 納得されないときの受け方
- 持ち帰ってよい
- こちらの見落としなら、直す
- 不満の内容を、記録に残す
- 本人の希望を、この場で聞いておく
- 希望には、必ず回答を返す
- その場で約束しない
- 記録に残して、次の面談で確認する
- 面談の時間と場所を、軽く見ない
- 立ち話で済ませない
- 日時を、事前に伝える
- 途中で中断しない
- 評価面談がうまくいかないときに見るところ
- 普段の面談があると、期末が楽になる
- 面談だけを直しても、限界がある
- 1回で全部を解決しようとしない
- よくある質問
評価面談の準備は、事実を並べることから
面談の前にやるのは、伝え方を考えることではありません。その期に何があったかを、書き出すことです。
| 集めるもの | どこから | 使いどころ |
|---|---|---|
| 目標の達成状況 | 目標設定・進捗表 | 結果の説明 |
| 期中に打った手 | 3回の確認の記録 | 過程の評価 |
| できるようになった作業 | 作業習熟確認表、スキルマップ | 成長した点 |
| 助かった場面 | 普段の面談記録 | 良い点を具体的に伝える |
| 困った場面 | 同上 | 直してほしい点 |
良い点を、3つ以上そろえる
直してほしい点だけを準備すると、面談が指摘の場になります。良かった場面を、日付つきで3つ以上そろえてから臨みます。ここに時間をかけると、面談の空気が変わります。
1項目につき、事実を1つ用意する
「積極性が3点」と伝えるだけでは、本人は何を直せばよいか分かりません。その点を付けた根拠になる場面を、項目ごとに1つ用意します。用意できない項目があるなら、その評価は印象で付けている可能性があります。
伝える順番を、先に決めておく
その場で考えると、話があちこちに飛びます。準備の段階で、話す順番を紙に書いておくと、30分で終わります。
面談は、本人の話から始める
評価を先に伝えると、本人はその後の話を聞いていません。先に本人の自己評価を聞いてから、こちらの評価を伝えます。
自己評価と一致した項目は、短く済ませる
本人と評価が同じ項目は、確認するだけで構いません。時間をかけるのは、ずれた項目だけにすると、30分に収まります。
ずれた項目は、どちらが正しいかを争わない
「なぜそう思ったか」を先に聞くと、見ていた事実が違うことが分かります。本人が知らない場面があったのか、こちらが見ていない場面があったのかを確かめます。こちらの見落としだった場合は、評価を直して構いません。
次の期の話で終える
過去の話だけで終わると、面談が後ろ向きなまま終わります。最後の5分で、次の期に何をやるかを決めると、前を向いて終われます。目標の立て方は目標設定と進捗管理にまとめています。
低い評価は、事実と行動に分けて伝える
言いにくさから遠回しに言うと、本人には伝わりません。かといって人格に触れると、話が止まります。起きた事実と、次にどうするかに分けます。
伝わらない言い方
「もう少し責任感を持って」「意識を変えてほしい」
何をすればよいか分からない。
人格を否定されたと感じる。
伝わる言い方
「3回、期限の前日に相談が来ました。次からは、間に合わない見込みが
立った日に教えてください」
事実と、次の行動がある。
回数と日付で言う
「よく遅れる」ではなく、「3回ありました」と数で言うと、本人も否定できません。日付まで言えると、記憶がつながります。
その場で初めて言わない
期末の面談で初めて指摘されると、本人は「言ってくれれば直した」と感じます。問題は、起きたときにその場で伝えておくのが前提です。面談は確認の場にします。
直せることに絞る
性格や向き不向きの話をしても、本人には動かせません。行動として直せることを1つか2つに絞って伝えます。数を増やすと、どれも印象に残りません。
評価と処遇を、分けて説明する
評価が低くても、処遇は別の要素も含めて決まります。評価の説明と、処遇の説明を混ぜないと、話が整理できます。
納得されないときの受け方
その場で納得させようとすると、押し問答になります。納得は目的ではなく、理解が目的です。
| 本人の反応 | 受け方 | やらないこと |
|---|---|---|
| 他の人と比べて不公平だ | 他の人の評価は話さず、本人の事実だけを説明する | 他の人の評価を持ち出す |
| その場面は見ていないはずだ | 誰から聞いたかを含めて確認する | あいまいなまま押し通す |
| 環境のせいだ | 環境の要因を認めたうえで、動かせた部分を話す | 環境を全部否定する |
| 黙ってしまう | 持ち帰って、後日もう一度話す | 沈黙のまま終わらせる |
持ち帰ってよい
その場で結論を出す必要はありません。「確認してもう一度話します」と言えるほうが、間違った評価を通すより誠実です。
こちらの見落としなら、直す
本人の言い分に理があれば、評価を直します。直した実績があると、次から本音が出るようになります。変えられない前提だと、面談が形式になります。
不満の内容を、記録に残す
同じ不満が複数の人から出るなら、基準の書き方や周知に問題があります。個別の対応で終わらせず、次の期に直す材料にします。ばらつきの直し方は評価のばらつきを減らすで扱っています。
本人の希望を、この場で聞いておく
評価を伝えるだけで終わると、こちらから話すだけの場になります。本人が今後どうしたいかを聞くと、次の育成につながります。
| 聞くこと | 次にどう使うか |
|---|---|
| やってみたい作業、工程 | 多能工化や配置の判断に使う |
| 取りたい資格 | 取得支援の対象を検討する |
| 困っていること | 環境の側で直せることを探す |
| 異動の希望 | 人員の計画に反映する |
希望には、必ず回答を返す
聞いておいて何も返さないと、次から本音が出なくなります。実現できないなら、できない理由を返します。返答が来ることが分かれば、次も言ってもらえます。
その場で約束しない
配置や処遇は、1人の判断では決められません。「持ち帰って検討します」と言い、いつまでに返すかを伝えるのが安全です。
記録に残して、次の面談で確認する
聞いた希望が記録に残っていないと、半年後には忘れられています。希望と、それに対する回答を残すと、次の面談で続きから話せます。運用は自己申告の記録で扱います。
面談の時間と場所を、軽く見ない
内容が良くても、環境が悪いと話せません。準備のうちに含めます。
| 条件 | 目安 | 理由 |
|---|---|---|
| 時間 | 30分から45分 | 短いと形式的になり、長いと集中が切れる |
| 場所 | 会話が外に聞こえない部屋 | 評価の話は個人情報になる |
| 時間帯 | 作業の区切り | 作業が気になっていると聞いていない |
| 座り方 | 正面より、斜めか横 | 正面は圧迫感が出る |
立ち話で済ませない
忙しいときほど、現場で立ったまま伝えたくなります。評価の話を立ち話にすると、本人は軽く扱われたと感じます。10分でも、座って話す場を取ります。
日時を、事前に伝える
急に呼ばれると、身構えてしまいます。1週間前に日時を伝えて、本人にも準備してもらうと、自己評価を持ってきてもらえます。
途中で中断しない
電話や呼び出しで中断すると、話が戻りません。その時間は席を外す前提で予定を組みます。
評価面談がうまくいかないときに見るところ
毎回重い空気になる、話が続かないなら、面談の外に原因があります。
| 症状 | よくある原因 | 直し方 |
|---|---|---|
| 本人が黙ってしまう | 評価を先に伝えている | 本人の自己評価から始める |
| 抽象的な話しかできない | 事実が手元に無い | 期中に事実を記録する |
| 初めて聞いたと言われる | 問題をその場で伝えていない | 起きたときに伝えておく |
| 毎回言い訳になる | 環境の要因を認めていない | 環境と本人の分を分けて話す |
| 次の行動が決まらない | 時間切れになっている | 最後の5分を先に確保する |
普段の面談があると、期末が楽になる
半年ぶりに話す相手に、評価を伝えるのは難しくなります。月1回でも短く話す機会があると、期末の面談が確認だけで済みます。
面談だけを直しても、限界がある
評価そのものが印象で付いていると、面談の進め方を工夫しても納得は得られません。期中に事実を集めるところから直すのが本筋です。
1回で全部を解決しようとしない
1回の面談で伝えられることは限られています。今回はここまで、と決めて臨むほうが、結果として伝わります。
よくある質問
- Q. 評価面談の準備では、まず何をすればよいですか？
- 伝え方を考える前に、その期に何があったかを書き出してください。目標の達成状況、期中に打った手、できるようになった作業、助かった場面、困った場面の5つを集めます。とくに良かった場面は日付つきで3つ以上そろえてから臨むと、面談の空気が変わります。
- Q. 評価と自己評価、どちらを先に話すべきですか？
- 本人の自己評価から聞いてください。評価を先に伝えると、本人はその後の話を聞いていません。自己評価と一致した項目は確認だけで済ませ、ずれた項目にだけ時間をかけると30分に収まります。
- Q. 低い評価は、どう伝えればよいですか？
- 起きた事実と、次にどうするかに分けて伝えてください。「もう少し責任感を持って」ではなく「3回、期限の前日に相談が来ました。次からは間に合わない見込みが立った日に教えてください」という形です。回数や日付で言うと本人も否定できず、次の行動も分かります。
- Q. 期末の面談で初めて指摘すると、なぜよくないのですか？
- 本人が「言ってくれれば直した」と感じるためです。問題は起きたときにその場で伝えておくのが前提で、面談は確認の場にしてください。期末に初めて出す指摘は、内容が正しくても納得されにくくなります。
- Q. 評価に納得してもらえない場合、どうすればよいですか？
- その場で納得させようとせず、なぜそう思うのかを先に聞いてください。見ていた事実が違うだけのことが多くあります。こちらの見落としだった場合は評価を直して構いません。直した実績があると、次から本音が出るようになります。結論はその場で出さず、確認してもう一度話す形でも構いません。
- Q. 他の人と比べて不公平だと言われました。
- 他の人の評価は持ち出さず、本人についての事実だけで説明してください。他人の評価を話すことは、その人の個人情報を漏らすことにもなります。同じ不満が複数の人から出ている場合は、基準の書き方や周知のほうに問題があるため、次の期に直す材料としてください。
- Q. 面談の時間や場所は、どのくらい気にすべきですか？
- 内容が良くても環境が悪いと話せないため、準備のうちに含めてください。30分から45分、会話が外に聞こえない部屋、作業の区切りの時間帯が目安です。忙しいときほど現場で立ったまま伝えたくなりますが、評価の話を立ち話にすると本人は軽く扱われたと感じます。
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