評価のばらつきを減らす｜評価者の目線を揃える手順
評価が出そろってから並べてみると、A課長の部下は全員が高評価、B課長の部下は真ん中に固まっている。どちらが正しいのかは分かりませんが、このまま処遇に反映すると、部署によって有利不利が出ます。
一般には、評価のばらつきとは、評価する人によって同じ働きぶりに違う点が付くことを指します。完全になくすことはできませんが、分布を見て、差が出た項目だけを話し合うだけでかなり縮まります。この記事では、評価のばらつきを減らす手順を、分布の見方から基準の直し方まで整理します。
この記事の内容（8項目）
- 評価のばらつきは、まず分布で見る
- 平均と、点数の幅の両方を見る
- 人数が少なくても、傾向は出る
- 分布をそろえることが目的ではない
- 目線を合わせる会は、1時間で足りる
- 架空の人物像で試す
- 点数ではなく、理由を聞く
- 期の初めにやる
- 基準の書き方を直すと、ばらつきが減る
- 全項目を直す必要はない
- 作業に関することは、確認表に寄せる
- 職位ごとに、求めることを変える
- 基準は、本人にも見せる
- 事実を集めておくと、印象で付けなくなる
- 良いことも、その場で書く
- 期の後半だけを見ない
- 本人にも見えるようにする
- 調整と、評価のすり替えを分ける
- 調整するなら、理由を残す
- 一次評価者に、変更を伝える
- 枠がある場合は、先に伝える
- 評価者が少ない職場での進め方
- 本人の自己評価は、良い材料になる
- 1人で付けない
- 小さく始めて、続ける
- 評価のばらつきが直らないときに見るところ
- 分布を、評価者本人に見せる
- 評価の場で、事実を求める
- 伝え方の準備も、あわせて整える
- よくある質問
評価のばらつきは、まず分布で見る
個別の点数を見比べても、多いのか少ないのかが分かりません。評価者ごとに、点数の分布を並べます。
| 分布の形 | 呼ばれ方 | 起きていること |
|---|---|---|
| 全体的に高い | 寛大化 | 部下との関係を悪くしたくない |
| 全体的に低い | 厳格化 | 自分の基準が高い。理想と比べている |
| 真ん中に集まる | 中心化 | 差を付ける根拠を持っていない |
| 1項目が全項目に影響 | ハロー効果 | 目立つ長所や短所に引きずられる |
| 直近の出来事に寄る | 近接誤差 | 期の後半しか覚えていない |
平均と、点数の幅の両方を見る
平均が同じでも、幅が狭ければ差を付けられていないということです。平均だけを見ると、中心化に気づけません。2つ並べて見ます。
人数が少なくても、傾向は出る
部下が3人しかいなくても、数期ぶんを並べると、その人の付け方の癖が見えます。1期だけで判断せず、続けて記録しておきます。
分布をそろえることが目的ではない
部署によって実際に人の力量が違うこともあります。分布を無理にそろえると、実態と合わない評価になります。目的は、同じ働きに同じ評価が付くようにすることです。
目線を合わせる会は、1時間で足りる
評価者研修を組まなくても、評価者が集まって、差が出た項目だけを話す会を1時間持てば効果が出ます。
架空の人物像で試す
実在の部下で話すと、その人の評価の話になってしまいます。架空の人物の働きぶりを1枚にして、各自に点を付けてもらうと、基準の話に集中できます。
点数ではなく、理由を聞く
「3点」「4点」と言い合っても縮まりません。なぜその点にしたのか、どの事実を見たのかを聞くと、基準の読み方の違いが出てきます。
期の初めにやる
評価を付けたあとに目線を合わせても、その期には反映できません。期の初めに1時間やると、その期の評価から効きます。
基準の書き方を直すと、ばらつきが減る
目線を合わせても、基準の言葉が曖昧なままだと、また離れていきます。差が出た項目の言葉を、観察できる行動に書き直します。
ぶれる書き方
積極性がある責任感がある
協調性がある
評価者の印象で決まる。
何を見たか説明できない。
ぶれにくい書き方
指示される前に段取りを確認した期限に間に合わない見込みを
その日のうちに報告した
見たかどうかで答えられる。
全項目を直す必要はない
差が大きく出た項目だけを直します。年に1、2項目ずつ直していくと、数年でかなり良くなります。全面改訂は労力の割に定着しません。
作業に関することは、確認表に寄せる
「その作業ができるか」は、評価表ではなく作業ごとの確認表で判定するほうが正確です。できるかどうかは確認表、取り組み方は評価表と分けます。判定のしかたは習熟度の判定にまとめています。
職位ごとに、求めることを変える
同じ言葉でも、新人と班長では求める水準が違います。職位ごとに要件を書き分けると、比べる相手が明確になります。
基準は、本人にも見せる
評価される側が基準を知らないと、結果を受け入れられません。期の初めに基準を配るだけで、面談での説明が楽になります。
事実を集めておくと、印象で付けなくなる
評価の時期に思い出そうとすると、直近の出来事しか出てきません。期の途中で事実を書き留めておくと、印象評価から離れられます。
| 記録する場面 | 書くこと | 手間 |
|---|---|---|
| 普段の面談 | 話した内容と、本人の状態 | 面談ごとに3行 |
| 目標の進捗確認 | 達成した項目と、遅れた理由 | 四半期に1回 |
| 作業の判定 | 合格した項目と日付 | 判定のとき |
| 良かったこと、困ったこと | 起きたことと日付だけ | 気づいたときに1行 |
良いことも、その場で書く
問題があったときだけ記録すると、評価の材料が悪いことばかりになります。助かった場面も1行残しておくと、評価が偏りません。
期の後半だけを見ない
記録が無いと、覚えている直近2か月で評価してしまいます。四半期ごとに1回、その期間の出来事を書き出すだけで、1年分がそろいます。
本人にも見えるようにする
本人の知らないところで記録が積まれていると、評価の場で不信につながります。面談で共有しながら残すと、双方の認識がそろいます。目標の追い方は目標設定と進捗管理で扱っています。
調整と、評価のすり替えを分ける
ばらつきを直すために点数を動かすとき、基準に合わせる調整と、分布を合わせるための操作は別のものです。
| 基準に合わせる調整 | 分布に合わせる操作 | |
|---|---|---|
| やること | 基準の読み違いを直す | 人数の枠に収める |
| 説明 | 本人にできる | 本人にできない |
| 結果 | 評価の精度が上がる | 納得感が下がる |
調整するなら、理由を残す
一次評価から変えるときは、なぜ変えたかを記録に残します。本人から聞かれたときに説明できない変更は、しないほうが安全です。
一次評価者に、変更を伝える
付けた評価が黙って変えられていると、次から真面目に付けなくなります。変えた点と理由を、一次評価者にも返します。
枠がある場合は、先に伝える
処遇の都合で人数の枠がある場合、それを隠すと不信になります。評価そのものと、処遇への反映を分けて説明すると、話が整理できます。
評価者が少ない職場での進め方
評価者が2、3人しかいない職場では、分布を比べても統計にはなりません。それでもできることがあります。
| できること | やり方 |
|---|---|
| 同じ人を2人で評価する | 1人の部下を、上長と、その上の人が別々に付ける |
| 過去の自分と比べる | 同じ評価者の数期ぶんの分布を並べる |
| 他部署の事例で試す | 架空の人物像で、全評価者が点を付ける |
| 本人の自己評価と比べる | 差が大きい項目を、面談で話す |
本人の自己評価は、良い材料になる
評価者どうしで比べられなくても、本人と評価者の差を見れば、基準の伝わり方が分かります。差が大きい項目は、基準の書き方に問題があることが多くあります。
1人で付けない
評価者が1人だと、その人の癖がそのまま結果になります。2人目が見る仕組みを作るだけで、極端な評価が減ります。時間は10分で足ります。
小さく始めて、続ける
制度として整えようとすると、着手できません。期の初めに1時間、架空の事例で点を付け合うところから始めれば十分です。
評価のばらつきが直らないときに見るところ
目線合わせをやっても縮まらないなら、原因は別にあります。
| 症状 | よくある原因 | 直し方 |
|---|---|---|
| 毎期、同じ評価者が甘い | 本人が甘いと自覚していない | 分布を本人に見せる |
| 全員が真ん中に付ける | 差を付ける根拠が無い | 事実を期中に記録する |
| 項目間の点が同じになる | 1つの印象に引きずられている | 項目ごとに、見た事実を書かせる |
| 期の後半の出来事しか出ない | 記録が無い | 四半期ごとに書き出す |
| 本人が結果に納得しない | 基準が事前に共有されていない | 期の初めに基準を配る |
分布を、評価者本人に見せる
自分の付け方が全体の中でどこにあるかを知らないと、直しようがありません。名前を伏せた分布に、自分の位置だけを示して渡すと、次の期から変わります。
評価の場で、事実を求める
「積極性が4点」の根拠を聞かれる形にすると、印象では付けられなくなります。点数の横に、見た事実を1つ書く欄を作るだけで効きます。
伝え方の準備も、あわせて整える
評価が正確でも、伝え方が悪いと納得されません。面談の前に、事実と伝える順番を整理しておくと、話がぶれません。準備のしかたは評価面談の進め方にまとめています。
よくある質問
- Q. 評価のばらつきは、まず何から見ればよいですか？
- 評価者ごとの点数の分布から見てください。個別の点数を見比べても、多いのか少ないのかが判断できません。平均と点数の幅の両方を並べると、全体的に甘い、辛い、真ん中に集まっている、といった傾向が見えます。
- Q. 評価者の目線を合わせるには、どうすればよいですか？
- 架空の人物像を1枚用意して、評価者全員がそれぞれ点を付け、なぜその点にしたかを話す会を1時間持つのが効果的です。実在の部下で話すとその人の評価の話になってしまうため、架空の事例のほうが基準の話に集中できます。評価を付けたあとではなく、期の初めに行うとその期から効きます。
- Q. 評価基準はどう書けばばらつきにくくなりますか？
- 「積極性がある」のような印象で判断する言葉ではなく、「指示される前に段取りを確認した」のように観察できる行動で書いてください。見たかどうかで答えられる形になると、評価者の印象に左右されにくくなります。全項目を一度に直す必要はなく、差が大きく出た項目から年に1、2項目ずつ直していけば十分です。
- Q. 評価の時期に、直近のことしか思い出せません。
- 期の途中で事実を書き留めておくことをおすすめします。面談ごとに3行、四半期ごとに1回その期間の出来事を書き出すだけで、1年分の材料がそろいます。問題があったときだけ記録すると材料が悪いことばかりになるため、助かった場面も1行残してください。
- Q. 評価者が2、3人しかいません。分布を比べる意味はありますか？
- 統計にはなりませんが、できることはあります。同じ評価者の数期ぶんの分布を並べればその人の癖が見えますし、本人の自己評価と評価者の点を比べれば、基準の伝わり方が分かります。差が大きい項目は、基準の書き方に問題があることが多くあります。
- Q. ばらつきを直すために、点数を調整してもよいですか？
- 基準の読み違いを直す調整と、人数の枠に収めるための操作は別のものとして扱ってください。前者は本人に説明できますが、後者はできません。一次評価から変えるときは理由を記録に残し、一次評価者にも変えた点と理由を返してください。黙って変えられていると、次から真面目に付けられなくなります。
- Q. 本人が評価結果に納得しません。
- 基準が期の初めに共有されていたかを確認してください。評価される側が基準を知らないまま結果だけを受け取ると、納得しにくくなります。あわせて、点数の横に見た事実を1つ書く欄を作っておくと、面談で具体的に説明でき、印象で付けることも減ります。
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