OJT計画の作り方｜3か月で単独作業まで届かせる組み立て
OJT計画を立てたのに、2か月経ってもほとんど埋まっていない。忙しい現場では珍しくない話です。原因は指導者のやる気ではなく、計画のゴールが「一人前」のままになっていることにあることが多くあります。
一般には、OJT計画とは、誰に、何を、いつまでに、どのレベルまで習得させるかを1枚にまとめたものを指します。この記事では、OJT計画の作り方を、ゴールの置き方、項目の並べ方、期限の決め方、指導者の割り当ての順に整理します。帳票の欄の意味や記入例はテンプレートのページにあるので、ここでは組み立て方を扱います。
この記事の内容（7項目）
- OJT計画のゴールは「単独作業」に置く
- 期間は3か月を基本にする
- ゴールが複数あるときは、順番を付ける
- OJT計画の項目は、ゴールから逆算して並べる
- 1か月あたり5から8項目に収める
- 危ないもの、頻度の低いものを前に置く
- 資格が要る作業は、受講日から逆算する
- OJT計画の期限は、月末ではなく週で置く
- 期限は指導者と本人の両方が見える場所に置く
- 実施できなかった週は、理由を1行書く
- OJT計画の指導者は、項目ごとに割り当てる
- 教える側の負担も計画に書く
- 指導者は、いちばん上手な人でなくてよい
- 教える基準は、確認表で揃える
- 指導者が代わるときは、途中経過を渡す
- OJT計画と記録は、別の紙に分ける
- 達成の印は、確認した日を書く
- 記録は、その日のうちに書く
- 3か月が終わったら、次の3か月を作る
- OJT計画がうまくいかないときに見るところ
- 止まった計画は、引き直してよい
- 教える内容ではなく、機会が足りていないことが多い
- よくある質問
OJT計画のゴールは「単独作業」に置く
OJT計画がぼやける最大の原因は、ゴールが「一人前になる」になっていることです。一人前は人によって指す範囲が違うので、いつ終わったのかを誰も判定できません。
ポイントはここです。ゴールは「どの作業を1人で任せられる状態にするか」で書きます。作業名まで下ろすと、期限も、途中の項目も、自然に決まります。
終わりが来ないゴール
3か月で一人前になる何ができれば達成か不明。
指導者も本人も判定できない。
判定できるゴール
3か月で、A製品の外観検査を1人で担当できる状態にする
達成したかを表で言える。
途中の項目も逆算で出る。
期間は3か月を基本にする
OJT計画の期間は、3か月を1区切りにすると管理しやすくなります。1か月では習得できる項目が少なく、半年では途中の遅れに気づくのが遅れます。3か月ごとにゴールを置き直すと、状況が変わっても組み替えられます。
ゴールが複数あるときは、順番を付ける
任せたい作業が3つも4つもある場合、同時に進めるとどれも中途半端になります。1つ目を単独作業まで届かせてから、2つ目に入るほうが早く戦力になります。全部を並行させたくなる気持ちを、順番に置き換えます。
OJT計画の項目は、ゴールから逆算して並べる
習得項目は、思い付いた順に並べるものではありません。ゴールの作業を分解して、必要なものだけを並べます。「知っておいたほうがよいこと」を足していくと、3か月では終わらない量になります。
1か月あたり5から8項目に収める
3か月で20項目を超えると、たいてい終わりません。1か月あたり5から8項目を目安にして、入り切らないものは次の3か月へ回します。落とすのではなく、順番を後ろにするという扱いにします。
危ないもの、頻度の低いものを前に置く
毎日やる作業は、計画に無くても身に付きます。逆に、月1回しかない作業や、事故につながる作業は、意識して前に置かないと機会を逃します。頻度の低い作業ほど、実施日をカレンダーで押さえるとやり切れます。
資格が要る作業は、受講日から逆算する
特別教育や技能講習が必要な作業は、受講できる日程が外部の都合で決まります。先に受講日を押さえて、そこにOJTの項目を合わせる順番にします。逆にすると、教えたのに作業に就けない期間が生まれます。
OJT計画の期限は、月末ではなく週で置く
期限を月末にそろえると、月の最終週にまとめて実施することになります。週単位で置くと、遅れが1週間で見つかります。
| 置き方 | 遅れに気づくまで | 起きること |
|---|---|---|
| 3か月後に1つ | 3か月 | 最後の2週間で詰め込む |
| 月末に3つ | 1か月 | 月末に集中し、実施が形だけになる |
| 週ごと | 1週間 | その週にやるべきことが1つか2つに絞れる |
期限は指導者と本人の両方が見える場所に置く
OJT計画が指導者の手元だけにあると、本人は次に何を教わるのか分かりません。本人が自分で次の項目を見に行ける状態にすると、指導者が忙しい日にも準備が進みます。
実施できなかった週は、理由を1行書く
空欄のまま次の週に進むと、なぜ遅れたのかが分からなくなります。「繁忙で機会が取れなかった」「本人が休み」など、理由を1行だけ書いておくと、あとで計画を引き直すときの材料になります。遅れの見方はOJTが進まない原因で詳しく扱っています。
OJT計画の指導者は、項目ごとに割り当てる
OJT担当を1人だけ決めて全部任せる形は、その人が忙しい時期にそのまま止まります。項目ごとに指導者を割り当てると、止まりにくくなります。
| 割り当て方 | 向いている場面 | 気をつけること |
|---|---|---|
| 1人が全項目 | 項目が少ない、期間が短い | その人が抜けると全部止まる |
| 項目ごとに分担 | 作業の種類が多い | 教え方がばらつくので基準を共有する |
| 主担当＋補助 | 新人の1年計画 | 主担当が全体の進み具合を見る |
教える側の負担も計画に書く
OJTは、指導者の通常業務の上に乗ります。誰が何時間ぶん教えることになるかを先に見ておくと、無理な割り当てを避けられます。教える時間を業務として扱わないと、現場は自分の作業を優先します。
指導者は、いちばん上手な人でなくてよい
その作業がいちばん速い人が、いちばん教えるのが上手とは限りません。手が動きすぎる人は、なぜそうするかを言葉にできないことがあります。覚えたばかりの人のほうが、つまずく場所を覚えているぶん教えやすいという場面もあります。習得してから1年以内の人を補助に付けると、質問が出やすくなります。
教える基準は、確認表で揃える
指導者が複数いると、教える内容と合格の基準がばらつきます。作業ごとの確認表を先に用意して、それを見ながら教える形にすると、誰が教えても同じところに着地します。
指導者が代わるときは、途中経過を渡す
異動や退職で指導者が代わると、どこまで教えたかが分からなくなりがちです。計画表の進捗と、指導記録の直近の内容を引き継ぎます。「次に何を教える予定だったか」まで書いて渡すと、続きから始められます。
OJT計画と記録は、別の紙に分ける
計画表に教えた内容まで書き込もうとすると、行が足りなくなります。計画は予定と期限、記録は教えた事実、と分けて持つとどちらも読めます。
| OJT計画表 | 個別指導記録簿 | |
|---|---|---|
| 1枚の単位 | 1人ぶんの3か月 | 1回の指導 |
| 書くもの | 項目、期限、指導者、達成の印 | 日付、教えた内容、本人の反応、次回 |
| 見る人 | 上司、本人、指導者 | 次に教える人 |
| 見る頻度 | 週1回 | 指導のたび |
達成の印は、確認した日を書く
丸だけを付けると、いつできるようになったのかが残りません。確認した日付を書くと、あとから振り返るときに順番が分かります。日付があれば、次の人にも説明できます。
記録は、その日のうちに書く
指導記録を週末にまとめて書こうとすると、内容が「作業を教えた」程度に薄くなります。指導した直後に3行だけ書くほうが、次の人に渡せる情報が残ります。何を教えたか、本人がどこで止まったか、次は何をするか。この3つで足ります。
3か月が終わったら、次の3か月を作る
計画が終わったところで止めると、そこから育成が止まります。終わりの週に、次の3か月のゴールを決める場を持つと切れ目がなくなります。長期の位置づけは、個人別の育成カードや新人の年間計画で見ます。
OJT計画がうまくいかないときに見るところ
回っていないOJT計画には、共通の原因があります。作り直す前に、どれに当てはまるか見てください。
| 症状 | よくある原因 | 直し方 |
|---|---|---|
| 項目が全然埋まらない | 項目が多すぎる | 3か月20項目以下に絞り、残りは次期へ回す |
| 最後の週にまとめて実施 | 期限が月末に集中している | 週単位で置き直す |
| できたかどうかが曖昧 | 達成の基準が無い | 確認表を用意し、判定を作業で行う |
| 指導者が教える時間を取れない | 通常業務と兼務のまま | 教える時間を業務として割り当てる |
| 本人が次に何をするか知らない | 計画が指導者の手元だけにある | 本人が見られる場所に置く |
止まった計画は、引き直してよい
期限を過ぎた項目をそのまま残しておくと、表が赤いままになり誰も見なくなります。遅れた理由を書いたうえで、期限を引き直すほうが、実態に合った表になります。引き直しは失敗ではなく運用です。
教える内容ではなく、機会が足りていないことが多い
OJTが進まないとき、教え方の問題よりその作業をやる機会そのものが無かったことが原因である場合が多くあります。月1回の作業なら、3か月で3回しか機会がありません。計画を作る段階で、機会の数を数えておきます。
よくある質問
- Q. OJT計画の期間はどのくらいが適切ですか？
- 3か月を1区切りにすることをおすすめします。1か月では習得できる項目が少なく、半年以上だと途中の遅れに気づくのが遅れます。新人の1年間のように長い期間を見たい場合は、3か月の計画を4回つなぐ形にすると管理しやすくなります。
- Q. OJT計画の項目は何項目くらいが目安ですか？
- 3か月で15から20項目、1か月あたり5から8項目が目安です。これを超えるときは、ゴールの作業を分解しすぎているか、「知っておいたほうがよいこと」を足しすぎている可能性があります。
- Q. OJT担当は1人に固定すべきですか？
- 項目ごとに指導者を割り当てるほうが止まりにくくなります。ただし全体の進み具合を見る主担当は1人決めておくと、誰も見ていない状態を避けられます。指導者が複数いる場合は、合格の基準を確認表で揃えてください。
- Q. 期限を過ぎた項目はどう扱えばよいですか？
- 遅れた理由を1行書いたうえで、期限を引き直してください。過ぎたまま残すと表が赤いままになり、見られなくなります。同じ理由で複数の項目が遅れているなら、計画ではなく機会や指導者の割り当てのほうに原因があります。
- Q. OJT計画表と指導記録簿は両方必要ですか？
- 役割が違うので分けることをおすすめします。計画表は予定と期限を見るもの、指導記録簿は実際に教えた内容を次の人へ渡すためのものです。1枚にまとめると行が足りなくなり、どちらの用途にも使いにくくなります。
- Q. 計画どおり終わったかどうかは、誰がどう判定しますか？
- 作業ごとの確認表を使い、実際の作業を見て判定する方法をおすすめします。指導者の印象だけで判定すると、人によって基準がずれます。判定した日付を計画表に書き戻しておくと、いつ達成したかが後から追えます。
- Q. OJT計画は本人にも見せるべきですか？
- 見せることをおすすめします。本人が次に何を教わるのかを知っていると、指導者が忙しい日でも予習や準備が進みます。また、いつまでに何ができるようになるのかが分かるため、途中で目的を見失いにくくなります。評価に直結する表ではないことを伝えたうえで共有してください。
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