教育担当の引継ぎ｜途中まで教えた続きを渡す
OJT計画の進み具合を見たら、ある月から先がまったく埋まっていない。日付をたどると、指導者が異動した週で止まっていた。よくある話です。
教育担当の引継ぎは、業務の引継ぎと違って渡すものが目に見えません。資料も設備も無く、あるのは「どこまで教えたか」という情報だけです。だから口頭で済ませてしまい、結果として次の人が最初から教え直すことになります。この記事では、教育担当の引継ぎで渡す項目と、渡すタイミングを整理します。
この記事の内容（8項目）
- 教育担当の引継ぎで渡すのは4項目
- 1枚に収める
- 普段の記録がそろっていれば、5分で書ける
- 引継ぎのタイミングは、交代の2週間前
- 1回でよいので、同席させる
- 急な交代のときは、書面だけでも渡す
- 本人にも、交代を伝える
- 交代したら、期限を引き直す
- 遅れの理由を、本人のせいにしない
- 遅れた項目だけを取り出す
- 計画表の担当者欄も、書き換える
- 教え方の違いで、本人を混乱させない
- 確認表を、共通の物差しにする
- 前任のやり方を否定しない
- 本人に、違和感を聞く
- 手順書があれば、それを基準にする
- 引継ぎが要らない形も作れる
- 主担当と補助を置く
- 記録を、担当者の手元に置かない
- 計画表を、本人にも見せておく
- 引継ぎが機能しなかったときに見るところ
- 様式を用意しておく
- 引継ぎを、異動の手続きに入れる
- 受け取った側が、足りない情報を聞く
- 教育担当が代わることを、悪いことにしない
- 備えは、普段の記録に集約される
- 複数の人が教えるほうが、本人にも良い
- 交代を、教える側の育成にも使う
- よくある質問
教育担当の引継ぎで渡すのは4項目
渡す項目が決まっていないと、その場で思い出せることだけを話して終わります。次の4つを書いて渡せば、次の人はその日から続けられます。
| 渡すもの | 具体的に書くこと | 渡さないとどうなるか |
|---|---|---|
| どこまで教えたか | 項目ごとの到達点。単独可の印 | 次の人が最初から教え直す |
| つまずいている場所 | 繰り返し止まっている手順 | 同じところで何度もつまずく |
| 次に教える予定 | 次の項目と、その理由 | 教えやすい項目から始まる |
| 本人の癖と効いた説明 | この説明の仕方で通じた、という情報 | 同じ説明を最初からやり直す |
ポイントはここです。4つ目が、いちばん口頭で消えます。「図を描くと分かる」「先に理由を言うと入る」といった情報は、書いておかないと残りません。
1枚に収める
引継ぎ資料が数ページになると、次の人が読みません。4項目をA4の1枚に収めると、5分で読めて、そのまま持ち歩けます。
普段の記録がそろっていれば、5分で書ける
指導記録に教えた内容とつまずいた場所が残っていれば、直近の数回を読んで拾うだけです。引継ぎのために新しく調べる必要はありません。書き方は指導記録の書き方にまとめています。
引継ぎのタイミングは、交代の2週間前
異動の当日に渡すと、聞く側に余裕がありません。2週間の重なりを作ると、実際の指導を見せられます。
1回でよいので、同席させる
書いたものだけでは伝わらないことがあります。実際の指導に1回同席するだけで、本人の様子と教え方が分かります。2週間取れない場合も、この1回は確保します。
急な交代のときは、書面だけでも渡す
退職や休職で急に代わることもあります。同席ができなくても、4項目の1枚だけは書いてもらうと、止まる期間が短くなります。5分で書けます。
本人にも、交代を伝える
教わる側が知らないうちに担当が代わると、誰に聞けばよいか分からなくなります。交代の日に、次の担当を本人に紹介します。ここが抜けると、質問が止まります。
交代したら、期限を引き直す
引継ぎに時間がかかった分、計画は遅れます。期限をそのままにすると、表が赤いままになって誰も見なくなります。
| 状況 | 期限の扱い | 記録に残すこと |
|---|---|---|
| 2週間の重なりがあった | そのままでよい | 交代した日と前後の担当者 |
| 1か月止まった | 1か月ぶん後ろへずらす | 止まった期間と理由 |
| 教え方が変わって戻った | 該当項目だけ延ばす | どの項目をやり直したか |
遅れの理由を、本人のせいにしない
引継ぎで止まった期間は、本人の努力とは関係ありません。「担当交代のため1か月停止」と書いておくと、あとで進み具合を評価するときに誤解されません。
遅れた項目だけを取り出す
計画表全体を眺めても、どこが遅れているか分かりません。期限を過ぎて達成印の無い行だけを抜き出すと、10行前後になります。立て直し方はOJTが進まない原因にまとめています。
計画表の担当者欄も、書き換える
担当者欄が最初の1人のままだと、いま誰が見ているのか分かりません。交代した日と、次の担当者を欄に足します。これだけで、止まっている理由が追えるようになります。
教え方の違いで、本人を混乱させない
担当が代わると、教え方も変わります。本人にとっては「前と言われることが違う」という状態になります。
ばらつきを放置
前任は手順1から順に。後任は要点から。
本人はどちらが正しいのか
分からず、質問が減る。
基準をそろえる
作業ごとの確認表を両方が見ながら教える。
教え方は違っても、
着地点が同じになる。
確認表を、共通の物差しにする
教え方の順番や言い回しまでそろえる必要はありません。合格の条件が同じであれば、本人は迷いません。作業ごとの確認表があれば、それが共通の物差しになります。
前任のやり方を否定しない
「前の教え方は良くなかった」と言うと、本人は前に覚えたことを疑い始めます。違いがあるなら、どちらでもよい部分と、こちらに合わせる部分を分けて伝えます。
本人に、違和感を聞く
交代から2週間ほど経ったところで、「前と違って戸惑うところはありますか」と聞くと、ずれが早く見つかります。本人からは言い出しにくい話です。
手順書があれば、それを基準にする
教え方が人によって違うとき、いちばん確かなのは手順書です。手順書と違う教え方をしている側を直すと決めておくと、判断で揉めません。
引継ぎが要らない形も作れる
そもそも1人に全部を任せていなければ、交代の影響は小さくなります。項目ごとに指導者を分けておくと、1人抜けても止まりません。
| 割り当て方 | 交代の影響 | 向いている場面 |
|---|---|---|
| 1人が全項目 | 全部止まる | 項目が少ない、期間が短い |
| 項目ごとに分担 | その項目だけ止まる | 作業の種類が多い |
| 主担当＋補助 | 主担当が抜けても補助が続ける | 新人の1年計画 |
主担当と補助を置く
2人体制にしておくと、片方が抜けてももう1人が続けられます。補助は、全項目を教える必要はありません。進み具合を知っている人が2人いる、という状態が大事です。
記録を、担当者の手元に置かない
指導記録が個人のノートにあると、その人が抜けた時点で消えます。職場の決まった場所に置くだけで、引継ぎの負担が下がります。
計画表を、本人にも見せておく
教わる側が計画を知っていれば、担当が代わっても本人から「次はこれです」と言えます。これがいちばん確実な引継ぎになります。組み立て方はOJT計画の作り方で扱っています。
引継ぎが機能しなかったときに見るところ
引継ぎ資料は渡したのに、結局止まった。原因はいくつかに絞られます。
| 症状 | よくある原因 | 直し方 |
|---|---|---|
| 次の人が最初から教え直した | 到達点が項目ごとに書かれていない | 単独可の印まで書いて渡す |
| 教えやすい項目から始まった | 次に教える予定が書かれていない | 次の項目と理由を書く |
| 同じ説明を繰り返している | 効いた説明の仕方が渡っていない | 本人の癖を1行書く |
| 本人が質問しなくなった | 交代を本人に伝えていない | 交代の日に紹介する |
| そもそも引継ぎがされなかった | 渡す項目が決まっていない | 1枚の様式を用意しておく |
様式を用意しておく
「引継ぎをしてください」だけだと、何を書けばよいか分かりません。4項目の欄がある1枚を用意しておくと、埋めるだけで済みます。
引継ぎを、異動の手続きに入れる
忘れられるのは、手続きに入っていないからです。異動や退職の手続きに、教育担当の引継ぎを1項目足すと、抜けなくなります。
受け取った側が、足りない情報を聞く
渡された1枚に足りないところがあれば、まだ前任がいるうちに聞くのが確実です。異動してからでは連絡が取りづらくなります。
教育担当が代わることを、悪いことにしない
交代を避けようとすると、1人に負担が集中します。代われる形を作っておくほうが、長く続きます。
| 交代が起きる場面 | 準備できるか | 備え方 |
|---|---|---|
| 異動、昇格 | できる | 2週間の重なりを取る |
| 退職 | ある程度できる | 退職日から逆算して渡す |
| 休職、長期の休み | できないことがある | 普段から記録を共有の場所に置く |
| シフトの変更 | できる | 項目ごとに分担しておく |
備えは、普段の記録に集約される
急な交代に備える方法は、結局のところ普段から記録をその場で書き、共有の場所に置いておくことに尽きます。特別な準備は要りません。
複数の人が教えるほうが、本人にも良い
1人だけから教わると、その人のやり方しか知りません。複数の指導者に教わると、判断の幅が広がります。交代は、その機会でもあります。
交代を、教える側の育成にも使う
教えた経験のある人が増えると、次の交代が楽になります。指導者を固定せず、順に経験させると、職場全体で教えられる人が増えます。
よくある質問
- Q. 教育担当の引継ぎでは、何を渡せばよいですか？
- 4つで足ります。項目ごとにどこまで教えたか、繰り返しつまずいている場所、次に教える予定の項目とその理由、本人の癖と効いた説明の仕方です。とくに4つ目は口頭で消えやすいため、必ず書いてください。A4の1枚に収めると、次の人が5分で読めます。
- Q. 引継ぎはいつ行うのがよいですか？
- 交代の2週間前に書面を渡し、1週間前から次の担当が指導に同席する形をおすすめします。2週間取れない場合でも、実際の指導に1回同席するだけで、本人の様子や教え方の勘所が伝わります。退職や休職で急に代わる場合は、書面だけでも渡してください。
- Q. 担当が代わって教育が止まった期間は、期限をどう扱いますか？
- 止まった期間ぶん、期限を後ろへずらしてください。期限を過ぎたまま残すと表が赤いままになり、見られなくなります。あわせて「担当交代のため1か月停止」と理由を書いておくと、あとで進み具合を評価するときに本人の努力不足と誤解されません。
- Q. 前任と教え方が違って、本人が混乱しています。
- 教え方の順番や言い回しまでそろえる必要はありません。作業ごとの確認表を共通の物差しにして、合格の条件が同じであれば本人は迷いません。前任のやり方を否定すると本人が前に覚えたことを疑い始めるため、どちらでもよい部分とこちらに合わせる部分を分けて伝えてください。
- Q. 引継ぎが要らない形にすることはできますか？
- 項目ごとに指導者を分けておくと、1人が抜けてもその項目だけしか止まりません。主担当と補助の2人体制にして、進み具合を知っている人を常に2人にしておく方法もあります。また、指導記録を個人のノートではなく職場の決まった場所に置くだけでも、引継ぎの負担は大きく下がります。
- Q. 引継ぎ資料を渡したのに、結局最初から教え直されました。
- 到達点が項目ごとに書かれていなかった可能性が高くなります。「だいたい半分くらい」ではなく、項目ごとに単独可の印まで書いて渡してください。あわせて、次に教える予定の項目とその理由が書かれていないと、次の人は教えやすい項目から始めてしまいます。
- Q. 教わっている本人に、担当の交代を伝えるべきですか？
- 必ず伝えてください。教わる側が知らないうちに担当が代わると、誰に聞けばよいか分からなくなり、質問が止まります。交代の日に次の担当を紹介し、2週間ほど経ったところで「前と違って戸惑うところはありますか」と聞くと、ずれが早く見つかります。
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