教育ニーズの把握｜現場の「教えてほしい」を計画に載せる
年度末に「来年度、受けたい研修はありますか」と全員にアンケートを配る。返ってくるのは白紙か、「とくにありません」ばかり。毎年これを繰り返している職場は多くあります。
一般には、教育ニーズの把握とは、どんな教育が必要とされているかを集めることを指します。うまくいかない理由は、聞き方ではなく聞くタイミングにあります。困っている最中でないと、人は要望を思い出せません。この記事では、教育ニーズの把握を、集める出どころと拾い方の順に整理します。
この記事の内容（8項目）
- 教育ニーズは、年度末に聞いても出てこない
- 集める場所を決めて、溜めておく
- アンケートは、最後の確認に使う
- 年に1回でなく、四半期ごとに拾う
- 教育ニーズを集める4つの出どころ
- 「知らなかった」で起きたことを拾う
- スキルマップの穴は、そのまま項目になる
- 質問の記録は、教材の材料にもなる
- 本人に聞くときは、場面で聞く
- 面談のついでに聞く
- ベテランにも聞く
- 言いにくいことも拾えるようにする
- 集めたニーズに、優先順位を付ける
- 件数の多さで決めない
- 翌年に回すものも、記録に残す
- 研修以外の解決も検討する
- 集めたことを、出した人に返す
- 一覧を貼り出すだけでもよい
- 実施したときに、出した人へ声をかける
- 反応が無いことが、いちばん出なくなる原因
- 年間教育計画へのつなぎ方
- 計画づくりの2か月前に締める
- 法定の教育を先に置いてから、残りに入れる
- 期の途中で出たものは、翌年へ回す
- 教育ニーズが集まらないときの直し方
- まず、記録から拾ってみる
- 1件でも計画に載せて、実施する
- 集めることを目的にしない
- よくある質問
教育ニーズは、年度末に聞いても出てこない
3か月前に困ったことは、もう忘れています。困っているその場で拾わないと、集まりません。
年度末にまとめて聞く
「来年度の研修希望を」思い出せない。
何を答えればよいか分からない。
白紙か、無難な答えが返る。
困った瞬間に拾う
質問記録、指導記録、不具合の記録から拾う
実際に困った事実が残っている。
年度末には材料がそろっている。
集める場所を決めて、溜めておく
特別な調査をしなくても、普段の記録の中に材料があります。そこから拾って1か所に溜めておけば、年度末には十分な量になります。
アンケートは、最後の確認に使う
集めた材料をもとに候補を作り、「この中で必要なものはどれですか」と聞くと答えられます。白紙から書かせるより、選ばせるほうが集まります。
年に1回でなく、四半期ごとに拾う
1年ぶんを一度に整理しようとすると、量が多くて手が止まります。四半期ごとに30分だけ、記録から拾うと負担が小さくなります。
教育ニーズを集める4つの出どころ
要望を聞いて回るより、すでにある記録から拾うほうが確実です。次の4つが主な出どころになります。
| 出どころ | 拾えるもの | 拾い方 |
|---|---|---|
| 新人からの質問 | 手順書に無いこと、説明が足りないこと | 同じ質問が3回出たものを拾う |
| 指導記録 | 複数人が同じところで止まる | 横に読んで、共通のつまずきを探す |
| スキルマップ | できる人が1人しかいない作業 | 横に読んで、人数を数える |
| 不具合や事故の記録 | 知らなかったこと、判断できなかったこと | 原因に「知識不足」が出たものを拾う |
「知らなかった」で起きたことを拾う
不具合の原因が「知らなかった」「判断できなかった」なら、それは教育のニーズです。本人の注意不足で片付けず、教育計画の材料として拾います。
スキルマップの穴は、そのまま項目になる
できる人が1人しかいない作業は、組織としての教育ニーズです。本人の希望とは関係なく、必要な教育として計画に載せます。読み方はスキルマップの作り方にまとめています。
質問の記録は、教材の材料にもなる
同じ質問が繰り返し出ているなら、研修より手順書を直したほうが早いこともあります。教育で解決するか、資料で解決するかを分けて考えます。
本人に聞くときは、場面で聞く
「受けたい研修は」と聞くと、研修の名前を答えなければならないと感じます。困った場面を聞くほうが、答えやすくなります。
| 答えにくい聞き方 | 答えやすい聞き方 |
|---|---|
| 受けたい研修はありますか | この3か月で、やり方が分からなくて手が止まったことはありますか |
| スキルアップしたいことは | いま任されていない作業で、やってみたいものはありますか |
| 教育の要望はありますか | 後輩に聞かれて答えられなかったことはありますか |
面談のついでに聞く
調査のために別の場を設けると、負担になります。普段の面談や目標の確認のときに、1問だけ足すと、無理なく集まります。
ベテランにも聞く
教育のニーズは若手だけのものではありません。ベテランが後輩に聞かれて答えられなかったことは、その職場に知識が無い部分です。
言いにくいことも拾えるようにする
「分からない」と言うのは、人によっては言いにくいことです。紙に書いてもらう、無記名にするといった逃げ道を用意すると出てきます。
集めたニーズに、優先順位を付ける
集めた要望をすべて計画に載せると、予算も時間も足りません。削れないものから順に並べます。
件数の多さで決めない
同じ要望が何人から出たかは参考になりますが、1人からしか出ていなくても、法令や安全に関わるものが優先されます。多数決にしないところがポイントです。
翌年に回すものも、記録に残す
今年やらないと決めたものを消してしまうと、来年また同じ要望が出ます。「翌年度検討」として残すと、次に作るときの材料になります。
研修以外の解決も検討する
要望の中には、教育ではなく手順書の整備や道具の変更で解決するものがあります。研修に変換せず、いちばん早い解決を選びます。
集めたことを、出した人に返す
要望を出したのに何の反応も無いと、次から出てきません。採用したものも、しなかったものも返します。
| 結果 | 返し方 |
|---|---|
| 計画に載せた | いつ実施するかを伝える |
| 翌年に回した | 理由と、いつ検討するかを伝える |
| 研修以外で対応した | 手順書を直した、道具を変えた、と伝える |
| 実施しないと決めた | 理由を伝える |
一覧を貼り出すだけでもよい
個別に返すのが難しければ、集まった要望と、それぞれの扱いを1枚にして貼り出します。自分の出したものがどうなったかが分かれば十分です。
実施したときに、出した人へ声をかける
その要望を出した人が受講者に入っていないことがあります。実施するときに声をかけると、要望が反映された実感につながります。
反応が無いことが、いちばん出なくなる原因
否定されることより、何も返ってこないことのほうが、次に出さない理由になります。返すこと自体が、次のニーズを集める仕組みになります。
年間教育計画へのつなぎ方
集めたニーズは、計画に載って初めて意味を持ちます。計画を作る時期から逆算して、集める期限を決めます。
| 時期 | やること |
|---|---|
| 期中（四半期ごと） | 記録から拾って溜める |
| 11月から12月 | 溜めたものを整理し、候補を作る |
| 12月から1月 | 候補を現場に見せて確認する |
| 1月から2月 | 年間教育計画の骨格を作る |
| 3月 | 予算と日程を確定する |
計画づくりの2か月前に締める
計画を作りながら要望を集めると、間に合いません。集めるのを先に締めて、そこから作り始めると落ち着いて組めます。計画の立て方は年間教育計画の立て方にまとめています。
法定の教育を先に置いてから、残りに入れる
集めたニーズを先に入れると、法定教育の日程が取れなくなります。削れないものを置いてから、空いた枠に入れます。
期の途中で出たものは、翌年へ回す
年度が始まってから出た要望をその都度入れると、計画が崩れます。緊急性が高いものだけ予備の枠で対応し、残りは翌年へ回します。
教育ニーズが集まらないときの直し方
何度やっても出てこないなら、集め方のほうを変えます。
| 症状 | よくある原因 | 直し方 |
|---|---|---|
| アンケートが白紙で返る | 研修名を答えさせている | 困った場面を聞く形にする |
| 毎年同じ要望しか出ない | 返答をしていない | 採否と理由を返す |
| 特定の部署からしか出ない | 他部署では聞く場が無い | 面談の中に1問足す |
| 要望が抽象的すぎる | いつ困ったかを聞いていない | 直近3か月に区切って聞く |
| 集めたが計画に載らない | 集める時期が遅い | 計画づくりの2か月前に締める |
まず、記録から拾ってみる
聞いて回る前に、手元の質問記録と指導記録を30分読むと、候補がいくつか出てきます。ここから始めると、現場に負担をかけずに済みます。
1件でも計画に載せて、実施する
出した要望が実際に実施されたという事実が、いちばん強い呼び水になります。小さいものでよいので、1件は必ず実施します。
集めることを目的にしない
網羅的に集めようとすると、作業が重くなって続きません。年に数件、計画に載る材料が拾えれば十分です。
よくある質問
- Q. 教育ニーズは、いつ聞くのがよいですか？
- 年度末にまとめて聞いても出てきません。3か月前に困ったことは、もう忘れているためです。普段の質問記録や指導記録から四半期ごとに30分拾って溜めておき、年度末には「この中で必要なものはどれですか」と選ばせる形にすると集まります。
- Q. アンケートが白紙で返ってきます。どう聞けばよいですか？
- 研修の名前を答えさせる聞き方をやめて、場面で聞いてください。「受けたい研修はありますか」ではなく「この3か月で、やり方が分からなくて手が止まったことはありますか」と聞くと答えられます。直近3か月に区切ると、思い出しやすくなります。
- Q. 本人に聞く以外に、教育ニーズを拾う方法はありますか？
- すでにある記録から拾うほうが確実です。新人からの質問、指導記録、スキルマップの空欄、不具合や事故の記録の4つが主な出どころになります。とくに、不具合の原因が「知らなかった」「判断できなかった」であれば、それは本人の注意不足ではなく教育のニーズです。
- Q. 集めた要望に、どう優先順位を付ければよいですか？
- 法令と認証で求められるもの、安全に関わるもの、できる人が1人しかいない作業、本人の希望、という順に並べてください。件数の多さで決めないところがポイントです。1人からしか出ていなくても、法令や安全に関わるものが優先されます。
- Q. 出された要望に、返答は必要ですか？
- 必ず返してください。否定されることより、何も返ってこないことのほうが次に出さない理由になります。個別に返すのが難しければ、集まった要望とそれぞれの扱いを1枚にして貼り出すだけでも十分です。翌年に回したものは、理由といつ検討するかを添えてください。
- Q. 要望がすべて研修になってしまい、予算が足りません。
- 要望の中には、教育ではなく手順書の整備や道具の変更で解決するものがあります。研修に変換せず、いちばん早い解決を選んでください。同じ質問が繰り返し出ているなら、研修より手順書を直したほうが早く、全員に一度に効きます。
- Q. 集めた要望が計画に載らないまま流れてしまいます。
- 集める時期が遅い可能性が高くなります。年間教育計画の骨格を作るのが1月から2月なら、要望を集めるのは11月から12月に締めてください。計画を作りながら集めていると間に合いません。あわせて、期の途中で出たものは緊急性が高いものだけ予備の枠で対応し、残りは翌年へ回すと決めておくと、計画が崩れません。
- Q. 教育ニーズの調査は、専用のアンケートを作るべきですか？
- 専用の調査を作る前に、手元の質問記録と指導記録を30分読んでみてください。候補がいくつか出てきます。ここから始めると現場に負担をかけずに済みますし、実際に困った事実が残っているぶん、内容も具体的になります。アンケートは、集めた候補を見せて「この中で必要なものはどれですか」と確認する用途に使うのが効率的です。
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